Digitalisierte Daten als Erfolgsfaktor

Teil 1 der Architrave-Artikelserie „Vom analogen zum digitalen Immobilienmanagement“

Dagmar Hotze

Ein Artikel von Dagmar Hotze, Journalistin mit dem Spezialgebiet immobilienwirtschaftliche Zukunftsthemen.

Wer je als Aushilfe in der Registratur einer Behörde oder eines Unternehmens gearbeitet hat und täglich Schriftstücke aus dem Akten-Labyrinth heraussuchen musste, der weiß: Ordnung ist nicht nur das halbe Leben, sondern bedeutet auch pünktlich Feierabend. Doch Scherz beiseite. Die Zeiten analoger Dokumenten-Schatzsuche sind vorbei und die Ära der Dateiablage 1.0 geht zu Ende. Zumal in Immobilienunternehmen, wo zig Beteiligte – vom Portfolio- und Asset-Management über das Property Management bis zum Facility Management – jederzeit und ortsunabhängig auf unterschiedliche Daten zugreifen müssen. Soll kollaboratives Arbeiten hier verwirklicht werden, sind digitalisierte Informationen unerlässlich.

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Passwort vergeben… aber nicht vergessen!

Ich habe Schuhgröße 38 und wie lautet Ihr Passwort?

Die Immobilienwirtschaft legt viel Wert auf Sicherheit. Daher sind Dokumente bspw. in zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren gespeichert. Daten-DVDs werden per Kurier verschickt, weil es schneller und sicherer ist. Datenräume und Dokumentenmanagementsysteme haben ausgeklügelte Berechtigungsvergaben, wo genau festgelegt ist, wer Dokumente sehen, nur mit Wasserzeichen sehen oder herunterladen darf. Das ist alles soweit richtig, sinnvoll und auch wichtig – es soll schließlich nichts in die falschen Hände gelangen.

Aber was ist wenn die größte Sicherheitslücke der eigene Mitarbeiter ist, weil sein Passwort zum Datenraum „123456“ lautet?

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