Asset Management Strategien effektiv umsetzen

1. Kernaufgabe Asset Management
Asset Management ist längst zu einer Kernaufgabe in der Immobilienwirtschaft geworden. Je nach Eigentümerstruktur, Asset-Klasse, Qualität und Größe der Immobilien sowie der räumlichen Streuung des Portfolios können sich sehr unterschiedliche Aufgabenfelder und Anforderungen an den Asset Manager ergeben.

Die Betreuung eines regionalen Wohnimmobilien-Portfolios erfordert andere Leistungen, als ein Paket von Shopping Centern, das sich auf mehrere Länder verteilt. Internationale Eigentümer stellen andere Anforderungen an seinen Asset Manager als vielleicht ein deutscher Privateigentümer. Aufgabenspektrum, Handlungsspielräume und Investmentstrategie können sehr stark variieren.

Hinzu kommen die zahlreichen Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Dienstleistern, etwa zu Property- und Facility Managern. Im Idealfall sind die Aufgaben klar definiert und alle wirken im Sinne einer definierten Immobilien- oder Portfoliostrategie. Voraussetzung hierfür ist jedoch ein intensiver Informationsaustausch zwischen Eigentümer, Asset Manager und Dienstleistern sowie eine aktuelle und vollständige Immobiliendokumentation.

2. Wie wird Asset Management erfolgreich?

Der Asset Manager ist verantwortlich für die Performance der Immobilie oder des Immobilienportfolios. Dabei besetzt er eine Schlüsselfunktion und koordiniert zahlreiche Dienstleister, trifft wichtige Entscheidungen und nimmt wesentliche Eigentümerinteressen wahr. Ein bedeutender Erfolgsfaktor hierbei ist – wie gesagt – die aktuelle und vollständige Immobiliendokumentation. Hinzu kommt der regelmäßige und kontrollierte Austausch von immobilienbezogenen Informationen und der gesteuerte Zugriff auf die für die jeweilige Aufgabe relevanten Immobiliendokumente. Erfolgreiches Immobilienmanagement hängt wesentlich davon ab, dass diese Informationsflüsse und der Zugriff auf die benötigten Dokumente für alle Beteiligten reibungslos, sicher und effizient ablaufen.

Angesichts der Komplexität der Immobilienwirtschaft und der Arbeitsteilung im Immobilienmanagement funktioniert dies heute weitgehend digital!

3. Basis des Erfolgs: Digitales Immobilienmanagement

Grundvoraussetzung für jedes erfolgreiche Asset Management ist die gemeinsame, zentrale und digitale Datenbasis bzw. Immobiliendokumentation für alle Beteiligten eines Portfolios bzw. einer Immobilie. Nur mit Digitalem Immobilienmanagement und seinen vielfältigen, flexiblen Einsatzmöglichkeiten lassen sich die individuellen Ansprüche unterschiedlicher Asset Management Ansätze realisieren. Viele Unternehmen nutzen bereits heute ausgefeilte Systeme für die Buchhaltung, manche auch schon digitale Ablagesysteme oder Dokumentenmanagementsysteme. Nicht immer „kommunizieren“ die Systeme miteinander, oft sind sie überhaupt nicht dafür geeignet, Informationen mit Dritten auszutauschen, vielfach kommt es zu Mehraufwand, wie der doppelten Ablage. In vielen Unternehmen sind die täglichen Arbeitsprozesse auch noch nicht auf das Digitale Immobilienmanagement ausgerichtet, um dessen Potentiale vollständig nutzen zu können.

4. Da kommt was auf Sie zu…

Bei allem Enthusiasmus: Die Einführung eines Digitalen Immobilienmanagement stellt die meisten Unternehmen vor neue, ungewohnte Herausforderungen:

  • Für welche Software entscheide ich mich?
  • Können bestehende Systeme integriert werden?
  • Wie flexibel und zukunftstauglich ist die Lösung?
  • Rechnet sich die Umstellung? Und wenn ja, ab wann?
  • Welcher Aufwand entsteht für Datenüberführung und –integration?
  • Und vor allem: wird die neue Lösung von den Mitarbeitern akzeptiert und genutzt?

Besonders der letzte Punkt ist nicht zu unterschätzen. Womöglich haben sich Mitarbeiter und Dienstleister über die Jahre an spezielle Anwendungen gewöhnt. Die Navigation läuft fast automatisch, die Short-Cuts sitzen. Umso wichtiger ist die frühzeitige Kommunikation des Wandels und die Einbindung der Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess. Das für ein bestimmtes Unternehmen geeignete Digitale Immobilienmanagement sollte aus den individuellen Anforderungen und den bereits gelebten Prozessen heraus entwickelt werden. Und wer sich an dieser Evolution aktiv beteiligen darf, findet sich auch in der neuen Software-Umgebung wieder und nimmt diese umso eher an.

5. Schritt für Schritt zum Ziel

Die Einführung eines Digitalen Immobilienmanagements sollte als mehrstufiger Prozess verstanden werden. Die im Vorfeld zusammengetragenen und gebündelten Bedürfnisse werden zunächst diskutiert und zu Minimalanforderungen in einem Pflichtenheft zusammengefasst. Welches sind die wichtigsten Funktionalitäten, die der erste Wurf haben MUSS? Genau diese werden in der ersten Softwareversion umgesetzt und nach Einführung abgeglichen, evaluiert und auf Akzeptanz abgeklopft. Erst anschließend werden darüber hinaus gehende Feature-Requests der Mitarbeiter geprüft und ggf. umgesetzt. Systeme entwickeln und Prioritäten verschieben sich – entsprechend dynamisch sollte auch das Digitale Immobilienmanagement ausgelegt sein.

6. Mut zum Wandel macht sich bezahlt

Digitales Immobilienmanagement bietet das Potenzial, Prozesse zu entwickeln und abzubilden, die die Arbeit im Asset Management schneller, komfortabler und effizienter gestaltet. Was früher streng sequentiell abgearbeitet werden musste und wo häufig Informationsverluste zu Konflikten und Mehraufwand geführt haben, kann mit zentralem und digitalem Datenbestand, intelligenten Workflows und strukturierter Rechtevergabe parallel erfolgen oder sogar automatisiert werden. Dabei bringt Digitales Immobilienmanagement die nötige Flexibilität mit, um unterschiedlichen Ansprüchen individueller Asset Management Strategien gerecht zu werden.

Die mit der Planung, Einführung und Befüllung entstehenden Einmalkosten werden dabei schnell wieder eingespielt – durch optimierte Arbeitsabläufe, schlankere Prozesse und dem „joy of use“, dem Spaß an der Nutzung.


Dieser Artikel ist am 20. Januar 2015 in der Reihe „Dialog aktuell“ erschienen. Die Autoren Andreas Völker (Geschäftsführer der BNP Paribas Real Estate Consult GmbH) und Maurice Grassau stimmen damit auf den kommenden Fachdialog „Digitales Immobilienmanagement“ ein. Zur Vertiefung des Themas steht Ihnen auch das Architrave-Whitepaper „Digitales Immobilienmanagement erfolgreich einführen“ zur Verfügung.