Digitales Dokumentenmanagement trifft Innovationskultur

Von Maurice Grassau,  Heuer Dialog 01.2016

Maurice Grassau, Geschäftsführer Architrave GmbH, die smartes Dokumentenmanagement mit hochsicheren Datenraumfunktionalitäten vereint.

Wir können aufatmen: Wie es aussieht, wird die Immobilienbranche nicht zwangsläufig von disruptiven Start-Ups zermalmt werden. Auf diesen guten Nachrichten dürfen wir uns jedoch auch nicht ausruhen. Wie sieht es bei Ihnen in Sachen Digitalisierung aus? Wie betreiben Sie Innovationsmanagement?

Klar, Pauschallösungen gibt es nicht, jedes Unternehmen ist verschieden. Bei einem Start-up genügen Flurfunk, gemeinsame Mittagessen oder Feierabendbier, um sich auszutauschen und Innovation voranzutreiben. Größere Unternehmen etablieren Wissensdatenbanken, Innovations-Incentives, Think Tanks oder gar einen Chief Digital Officer (CDO), bei dem alles was mit Innovation zu tun hat zusammenläuft. Jetzt dauert es wahrscheinlich nur wenige Sekunden, bis jemand (durchaus berechtigt) fragt:

„Und wer bezahlt das?“

Halten Sie sich fest: Niemand. Wenn man es klug anstellt, entstehen gar keine zusätzlichen Kosten. Man kann Innovation nämlich auch ganz pragmatisch angehen. Zum Beispiel mit der Einführung eines Digitalen Dokumentenmanagement Systems (DMS). Die dadurch erreichbaren Performancevorteile refinanzieren nicht nur recht bald die Einführungskosten. Die digitalen Workflows entschlacken auch nachhaltig Ihre Prozesse. Gut so, denn viele Unternehmen der Immobilienbranche schöpfen das Potential digitaler Unterlagen und Prozesse noch nicht aus und vergeuden so wertvolle Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. Wer seine eigenen Mitarbeiter auf der Suche nach Mietverträgen in den Keller schicken muss, um Aktenmeter zu wälzen, oder Grundrisse auf dem gemeinsam genutzten Firmenlaufwerk finden muss, kann diese Einschätzung sicher bestätigen. Aktuellen Studien zufolge verbringt jeder vierte Befragte pro Tag mehr als 30 Minuten mit der Suche nach Informationen in Bestandsunterlagen. Auf einen Monat hochgerechnet verlieren diese Unternehmen dadurch mehr als einen Tag pro MitarbeiterIn.

Im Umkehrschluss bedeutet die Einführung eines DMS demnach die Einsparung von einem Tag pro Mitarbeiter und Monat. Wie schön. Und jetzt kommt der springende Punkt: Warum nicht diesen frei gewordenen Tag nutzen und die Innovationskultur im Unternehmen vorantreiben? Mit gemeinsamen Brainstormings, Arbeitsgruppen, Unternehmenssport oder Ähnlichem?

Stellen Sie sich vor, wie gut Sie Ihr Unternehmen auf die Zukunft vorbereiten, wenn jeder Ihrer Mitarbeiter einen Tag pro Monat darüber nachdenken würde? Was für ein unglaubliches Potential!

Ich freue mich auf die nächste Heuer Konferenz, die das Thema zum Kern hat. Neben theoretischen Ansätzen und praktischen Erfahrungstipps, werden wir Ideen bekommen, wie man Change Management im Unternehmen einführt project management website. Was für Ansätze gibt es, welche davon funktionieren und wie gehe ich das Thema Innovation ganz praktisch an?

Autor
Maurice Grassau
Geschäftsführer Architrave GmbH

und Vorstand, Digitales Immobilienmanagement e.V.

Maurice Grassau wird im Rahmen des Master-Talks Immobilienmanagement – Von der digitalen Idee zur unternehmerischen Praxis am 23. und 24. Februar 2016 einen Vortrag zum Thema „Der Think Tank für effiziente Prozesse und einheitliche Standards“ halten sowie den Part  „PITCHES FÜR START-UP UNTERNEHMEN“ moderieren.