Kopf in den Wolken – Cloud vs. Inhouse Dokumentenverwaltung Teil 1

Der Verlust vertraulicher Unterlagen kann in der Immobilienbranche ganze Transaktionen verhindern und die Reputation eines Unternehmens schwer schädigen. Dokumentenaustausch und -aufbewahrung spielen daher eine extrem wichtige Rolle. Aber wo sind die Daten besser aufgehoben: in der Cloud oder doch Inhouse auf dem eigenen Server?

Viele deutsche Unternehmen sind nicht ausreichend gegen Cyberkriminalität gerüstet. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle PwC Umfrage, der zufolge allein im Jahr 2014 jedes zehnte mittelständische Unternehmen Opfer einer Attacke aus dem Internet wurde. Weitere Umfrageergebnisse der PMG bestätigen diese Annahme auch für die Real Estate Branche:

  • „42% der deutschen Immobilienunternehmen haben für die rechtssichere Aufbewahrung von Unterlagen nicht umfassend vorgesorgt“
  • „9% haben sich noch gar nicht mit dem Thema beschäftigt“
  • „40% setzen beim Austausch vertraulicher Verkaufsinformationen auf unsichere Methoden, wie Post oder E-Mail“

Bedenkt man, dass der Verlust vertraulicher Unterlagen in der Real Estate Branche ganze Immobilientransaktionen verhindern und die Reputation eines Unternehmens schwer schädigen kann, sind die Zahlen mehr als bedenklich. Dass es in Puncto Sicherheit beim Austausch und der Aufbewahrung von Daten deshalb Nachholbedarf gibt, steht außer Frage. Bei der Umsetzung scheiden sich jedoch die Geister.

Wo liegen die Daten sicherer: in der Cloud oder Inhouse?

Cloud vs. Inhouse ServerDie Cloud-Lösung

Schon 2010 gab es über 15 verschiedene Cloud Computing Definitionen und im Lauf der Jahre sind es vermutlich nicht weniger geworden (Miller & Voas, 2010). Hierdurch wird besonders deutlich: die Cloud ist ein äußerst komplexes Gebilde und entwickelt sich ständig weiter. Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Cloud Computing aktuell folgendermaßen:

Cloud Computing beinhaltet Technologien und Geschäftsmodelle um IT-Ressourcen dynamisch zur Verfügung zu stellen und ihre Nutzung nach flexiblen Bezahlmodellen abzurechnen. Anstelle IT-Ressourcen, beispielsweise Server oder Anwendungen, in unternehmenseigenen Rechenzentren zu betreiben, sind diese bedarfsorientiert und flexibel in Form eines dienstleistungsbasierten Geschäftsmodells über das Internet oder ein Intranet verfügbar.“ (Fehling & Leymann, 2015, o.S.)

Grundsätzlich ist die Idee von dienstbasierten Geschäftsmodellen über Netzwerke und in traditionellen Rechenzentren ja nichts Neues. Nach Felix und Leymann (2015)  unterscheidet sich die Cloud von Diensten aber anhand folgender Eigenschaften:

Eigenschaften der Cloud

Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Cloud-Lösungen sind skalierbar, flexibel und effizient. Im Vergleich zu Inhouse-Lösungen sind sie außerdem deutlich kostengünstiger, da verschiedene IT Services und Ressourcen in Anspruch genommen werden können ohne, dass viel Geld für eigene Infrastrukturen aufgebracht werden muss. Die allgemeine Akzeptanz hat gegenüber dem Cloud Computing in den vergangenen Jahren folglich Stück für Stück zugenommen (Trovarit AG, 2012, S. 5). Nur beim Thema Sicherheit drückt der Schuh noch. Die Kritik geht sogar so weit, dass die Cloud als Trend im Jahr 2012 für das verfügbar machen von Daten an Dritte mit dem deutschen Big Brother Award ausgezeichnet wird.

Die häufigsten Vorbehalte basieren laut Umfragen (Trovarit AG, 2012, S. 7) vor allem auf der „Unklarheit über den Aufenthaltsort/Speicherort sensibler Daten“ (58%) und der „Abhängigkeit vom Service-Anbieter“ (57%).

„If you use a proprietary program or somebody else’s Web server, you’re defenseless. You’re putty in the hands of whoever developed that software.” Richard Stallman  (Miller & Voas, 2010, S.4, zitiert nach Johnson, 2008)

Das Rückgrat des eigenen Unternehmens in Form sensibler Daten in fremde Hände zu legen verursacht naturgemäß nicht das angenehmste Gefühl im Magen.  Frei nach dem Motto: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ wird deshalb als naheliegende Konsequenz schnell über einen eigenen Server nachgedacht. Vergessen wird dabei nur leider oft, dass absolute Kontrolle nicht automatisch auch mehr Sicherheit für die eigenen Daten bedeutet.

Die Inhouse-Lösung

Insbesondere wenn es um die permanente Verfügbarkeit des Servers geht, stoßen kleine und mittelständische Unternehmen mit der Inhouse-Lösung schnell an ihre Grenzen. Serverausfälle durch Defekte, Stromausfälle oder Brände und Überschwemmungen sind dann mit immens hohem Zeit- und Kostenaufwand – im worst case sogar mit dem Verlust wichtiger Daten verbunden. Steht für Wartung, Hardware- und Lizenzaktualisierung und regelmäßige Backups kein eigenes IT-Department in den Startlöchern, sieht es für die Sicherheit der Daten auch bei der Inhouse-Lösung eher düster aus.

Die Vorbehalte gegen Cloud-Lösungen, wie Datensicherheit und die Unklarheit über den Speicherort der Daten, sind durchaus nachvollziehbar. Demgegenüber ist die Inhouse-Lösung – zumindest gefühlt – die angenehmere Alternative. Beruhigender ist es allemal die Daten im eigenen Haus liegen zu haben. Die damit verbundenen Anschaffung der Hardware sowie deren konstante Wartung sind allerdings sehr kostenintensiv. Wird dann noch am falschen Ende gespart, sind die Daten Inhouse mit hoher Wahrscheinlichkeit sogar unsicherer aufgehoben als in der klassischen Cloud.

Fazit

So wie jede Medaille zwei Seiten hat, so haben natürlich auch beide Lösungen – Cloud und Inhouse – ihre Vor- und Nachteile. Daher muss je nach Branche, use case und Unternehmen sorgfältig geprüft werden, welche Variante am ehesten in Betracht kommt und mit den gegebenen Anforderungen (und unter Umständen auch Restriktionen) am besten umgehen kann.

Im folgenden Teil der Reihe nehmen wir beide Lösungen in Bezug auf die Real Estate Branche deshalb noch einmal ganz genau unter die Lupe.

Haben Sie Fragen, Anregungen oder Kritik? Immer her damit!

 

Quellen

Boerse Online (2016). ROUNDUP: Studie: Steigende Schäden durch Cyber-Kriminalität im Mittelstand. URL: http://www.boerse-online.de/nachrichten/aktien/ROUNDUP-Studie-Steigende-Schaeden-durch-Cyber-Kriminalitaet-im-Mittelstand-1000989748.

Fehling, C. & Leymann, F. (2015). Cloud Computing. Gabler Wirtschaftslexikon. URL: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/cloud-computing.html.

Jones, T. (2014). In-House Server Security vs. Cloud Security. URL: https://www.linkedin.com/pulse/20141002171043-267655845-in-house-server-security-vs-cloud-security.

Kuyoro, S.O., Ibikunle, F., Awodele, O. (2011). Cloud Computing Security Issues and Challenges. International Journal of Computer Networks (IJCN), Volume (3) : Issue (5), 247-255.

Miller, K. W. & Voas, J. (2010). Ethics and the Cloud. IT Professional, 2012 (05/12), 4-5. doi: 10.1109/MITP.2010.129.

PMG Projektraum (2015). Umfrage deckt auf – Großer Nachholbedarf beim Thema Digitalisierung in der Immobilienbranche. URL: http://www.pmgnet.de/news/05-10-15-umfrage-deckt-auf-grosser-nachholbedarf-beim-thema-digitalisierung-in-der-immobilienbranche/.

Srinivasamurthy, S. & Liu, D. Q. (2010). Survey on Cloud Computing Security. Presented at 2nd IEEE International Conference on Cloud Computing Technology and Science, IN.

Trovarit AG (2012). Dokumentenmanagement (ECM/DMS) aus der Cloud: Status Quo & Perspektiven. Enterprise Content Management (ECM) & Cloud Computing. Aachen: Trovarit AG.

Wikipedia (2015). Big Brother Awards. URL: https://de.wikipedia.org/wiki/Big_Brother_Awards#2012.