Kopf in den Wolken – Cloud vs. Inhouse Dokumentenverwaltung Teil 2

Im ersten Teil unseres Blogs „Kopf in den Wolken – Cloud vs. Inhouse Dokumentenverwaltung“ haben wir uns die allgemeinen Unterschiede zwischen den beiden klassischen Varianten einer Dokumentenverwaltung genauer angesehen. Was bedeutet das jetzt aber konkret für die Immobilienbranche?

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass es leider keine Patentlösung geben wird. Jede Branche und jedes einzelne Unternehmen hat individuelle Anforderungen und Voraussetzungen, anhand derer entweder die eine oder andere Variante zielführender ist.

Kriterien der Real Estate Branche an eine webbasierte Dokumentenverwaltung

Kriterien an eine Dokumentenverwaltung

Verfügbarkeit

Ein Großteil der zentralen, brancheninternen Geschäftsprozesse hängt in der Real Estate Branche mit der Verwaltung von Dokumenten zusammen. Sie garantieren die Handlungsfähigkeit, denn sie sind Dreh- und Angelpunkt in Transaktionen und unabdingbar bei Rechtsstreitigkeiten. Daher müssen sie jederzeit (auch von unterwegs) zugänglich sein und ausfallsicher aufbewahrt werden. Die Verfügbarkeit der Dokumentenverwaltung bei der Entscheidung zwischen Cloud – oder Inhouse-Lösung ist deshalb das mit Abstand wichtigste Kriterium.

 

Verfügbarkeit als Kriterium für eine Dokumentenverwaltung

 

Abgrenzung der Dokumente

Dokumente müssen jederzeit zugänglich sein – aber nicht für jeden. Daher muss nach deutschem Gesetz sichergestellt werden, dass sich – etwa SCHUFA Auskünfte von Mietern – von fremden Dokumenten abgrenzen lassen. Der Zugriff durch Unbefugte muss ausgeschlossen sein. Die Abgrenzung der Dokumente landet daher auf dem zweiten Platz der wichtigsten Anforderungen an eine DMS Lösung für die Real Estate Branche

 

Abgrenzung als Kriterium für eine Dokumentenverwaltung

 

Verortung der Dokumente

Die Unsicherheit hinsichtlich des Speicherorts der Dokumente ist eine der größten Vorbehalte gegen Cloudlösungen. Da bestimmte Dokumente die Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen dürfen, ist die Verortung der Dokumente die drittwichtigste Anforderung an ein DMS.

 

Verortung als Kriterium für eine Dokumentenverwaltung

 

Skalierbarkeit

Die Skalierbarkeit bezieht sich in der Regel auf den Traffic von Webseiten.  Ein Online-Shop muss täglich bspw. mit ca. 1 Millionen Zugriffen auf seiner Website zurechtkommen. Und auch bei kurzfristig deutlich höheren Zugriffszahlen müssen die nötigen IT-Ressourcen bereitgestellt werden (z.B. in der Weihnachtszeit).

Für die Real Estate Branche ist das natürlich ein eher untypischer Anwendungsfall. Massive und kurzfristige Schwankungen von Nutzerzahlen oder Datenvolumina halten sich innerhalb der Dokumentenverwaltung erfahrungsgemäß in Grenzen. Darum belegt die Skalierbarkeit den letzten Platz der zu erfüllenden Kriterien bei der Wahl zwischen Cloud- und Inhouse-Lösung.

 

Skalierbarkeit der Lösung als Kriterium für eine Dokumentenverwaltung

 

 

Fazit

Hinsichtlich der spezifischen Real Estate Anforderungen schneiden beide Technologien in etwa gleich gut ab. Wie soll man sich da denn jetzt für eine Seite entscheiden?

 

Architrave zwischen Cloud- und Inhouse-Lösung

 

Die Frage beschäftigt auch uns nicht erst seit gestern. Bei Architrave haben wir uns letztendlich für ein Hybridmodell entschieden. Das Schöne daran ist: Sie müssen sich nicht entscheiden! Sowohl Inhouse- als auch Cloud-Lösung haben ihre Vorzüge. Warum also nicht einfach beide Lösungen miteinander kombinieren?

 

Sieger nach Punkten: Architrave

 

So liegen Ihre Dokumente bei Architrave nicht in der Cloud und auch nicht auf Ihrem eigenen Server. Sie befinden sich in einem hochsicheren, dedizierten Kölner Rechenzentrum (Verortung). Neuste Technologien gewährleisten dabei, dass auf dem dedizierten Server kein „crosstalk“ zwischen Ihren und den Dokumenten anderer Nutzer möglich ist (Abgrenzung). Mit diesem Ansatz ermöglicht Ihnen Architrave höchstmögliche Serververfügbarkeit und maximale Flexibilität bzw. Skalierbarkeit des Datenvolumens. Gleichzeitig aber auch  überschaubare Kosten und ein faires Preismodell, das speziell auf die Anforderungen der Real Estate Branche zugeschnitten ist. Als SaaS Lösung (Software as a Service) kümmern wir uns natürlich auch um die Wartung, Updates und Backups des Systems, stehen mit persönlichem Support an Ihrer Seite und entwickeln die Software ganz nebenbei stetig weiter.

 

Haben Sie Fragen, Anregungen oder Kritik? Immer her damit!