Der Weg zum digitalen Asset

DER WEG ZUM DIGITALEN ASSET

Eine Immobilie eins zu eins auf einer digitalen Plattform abzubilden und sie so zum transparenten Handelsobjekt machen – das ist die Idee des digitalen Assets. Schon heute können Immobiliendokumentationen vollständig digitalisiert werden. Der Effekt: eine zentrale und aufgeräumte Dokumentation, bequemer Zugriff für alle Beteiligten – auch von unterwegs, deutlich reduziertes Kommunikationsaufkommen und effizientere Prozesse. Kommt es zum Verkauf, sind Immobilien auf Knopfdruck transaktionsbereit. Darüber hinaus senken vollständige Unterlagen das Risiko für Kaufpreisabschläge.

Heterogene Ablagestruktur

Wo befindet sich die Dokumentation zu der von Ihnen verwalteten Immobilie? Vermutlich können Sie mehrere Antworten geben: Ein Teil ist auf dem Laufwerk in Office-Dateien, ein weiterer Teil ist in einem CMS-System, wieder andere Dokumente liegen in einer Cloud – und ein nicht geringer Teil befindet sich womöglich immer noch in Aktenordnern. Tatsächlich „schlummert“ ein Teil der deutschen Immobilienwirtschaft in einem Zwischenstadium aus „Schon“ und „Noch nicht“. Dabei liegt das strategische Konzept für ein effizientes Asset-Management bereits vor: das digitale Asset.

In drei Schritten zum digitalen Asset

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Schritt 1: Frühjahrsputz

Der initiale Aufbau des digitalen Assets muss sorgfältig und systematisch erfolgen und geht einher mit einem „Frühjahrsputz“. Es beginnt mit dem Scannen von bisher nicht digitalisierten Papierdokumenten, bei dem eine beträchtliche Menge an PDFs oder Foto-Dateien generiert wird. Im Rahmen der Aufräumarbeiten werden diese Dokumente gesichtet, neu benannt, klassifiziert und an die richtige Stelle in der Ablage sortiert. Ein aufwändiges Unterfangen, wenn dies von Hand geschieht.

Zum Glück können KI-gestützte Services, wie beispielsweise DELPHI , diese Arbeit über weite Strecken automatisieren und somit beschleunigen. Die Basis für diese Arbeit bilden Standards. Klassifikation und Benennung sollten dabei den Richtlinien des gif e.V. folgen.

Wie DELPHI die Vorgaben des gif e.V umsetzt:

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Bis digitale Daten zukünftig direkt erfasst werden, spielt auch die Datenextraktion eine wichtige Rolle. Auch hier leistet Künstliche Intelligenz bereits gute Dienste. Algorithmen erkennen Texte und Datenfelder aus Mietverträgen, Grundbüchern, Wartungsverträgen und Korrespondenzen und sorgen dafür, dass diese Daten -zuverlässiger als von Hand- ausgelesen und in die unternehmenseigene Umgebung integriert werden. Das Format der extrahierten Daten sollte, analog zu Klassifikation und Benennung, ebenfalls den Vorgaben des gif e.V. folgen.

Schritt 2: Vernetzung mit internen Systemen

Digitalisierte Dokumente und extrahierte Daten bilden die „Ground Truth“. Die enthaltenen Informationen sind Rohstoffe. Um den Rohstoff zu veredeln, müssen Daten fließen. Deshalb ist es wichtig, das digitale Asset mit (bereits vorhandenen) internen Systemen zu vernetzen. Auf diese Weise werden Datensätze vereinheitlicht und validiert. Für die Umsetzung sind smarte Schnittstellen (API) essenziell. APIs sind darüber hinaus auch Voraussetzung für die Vernetzung mit zusätzlichen Angeboten und Lösungen von Drittanbietern. So kann nach und nach entstehen, wonach die Branche sich sehnt: ein PropTech-Ökosystem aus dem man nach Bedarf Services aktiviert, die für den individuellen Use-Case benötigt werden.

Schritt 3: Analyseverfahren, Big Data

Die Vernetzung mit anderen Systemen über APIs führt zu einem wachsenden Datenvolumen. Dies erfordert neue Methoden in der Analyse und Auswertung. Ein erster Schritt in Richtung „Big Data“ und der Entwicklung neuer Geschäfts- und Datenmodelle, die beispielsweise mit Predictive Analytics und Benchmarking-Tools ihre ersten Use-Cases erhalten. Sie sorgen dafür, dass Managemententscheidungen zukünftig eine stärker datenbasierte Grundlage erhalten.

MEHRWERT FÜR DAS ASSET MANAGEMENT

Die Reise zum digitalen Asset ist gleichermaßen eine gemeinschaftliche UND individuelle. Individuell ist stets die Ausgangslage im Unternehmen. Wie groß ist die Altlast aus Papier? Auf welchen Systemen sind Dokumente und Daten verteilt? Wieviel „Datenmüll“ in Form von Duplikaten und veralteten Unterlagen ist vorhanden? Stehen ausreichend personelle Ressourcen und Know-how zur Aufarbeitung zur Verfügung?

Gemeinschaftlich, weil es das „private“ digitale Asset nicht gibt. Insellösungen haben ihre Zeit hinter sich. Dokumente, Daten und Austauschformate müssen auf gemeinsamen Standards basieren – sonst kann kein Mehrwert entstehen. Der Begriff „digitales Asset“ impliziert ja gerade den Vermögenswert der Immobilie. Der Kernbereich des Asset Managers ist damit erreicht. Die Immobilie als Asset setzt Interaktion voraus – und damit sind mehrere Akteure über den Eigentümer hinaus beteiligt. Dienstleister, Bewerter und Kaufinteressenten sind Akteure, die mit dem Asset verbunden sind. Besonders deutlich wird dies bei Transaktionen. Hier müssen Informationen schnell bereitstehen und (je nach Berechtigung) ungehindert fließen.

Wer auf Datensilos sitzt oder gar noch zur Aktenrecherche in den Keller geht, nimmt Produktivitätseinbußen in Kauf und verliert den Anschluss an den Wettbewerb. Wer dem strukturierten Prozess zum digitalen Asset folgt, baut seinen Vorsprung aus und bleibt „battle-ready“ Jederzeit.

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