Digitale Plattformen – entscheidender Effizienzsprung für das Immobilienmanagement

Die Digitalisierung der Immobilienbranche schreitet voran. Heike Gündling, COO Architrave, erläutert, welche Rolle digitale Plattformen in diesem Zusammenhang spielen. Der Text wurde in „Immobilien und Finanzierung“ (Ausgabe 24/2017) erstveröffentlicht.

Digitalisierung ist weder eine Eintagsflie­ge noch ein Schreckgespenst. Zahlreiche, in den vergangenen Jahren erfolgreich etablierte Produkte der digitalen Wirt­schaft haben Sorgen und Bedenken in der Immobilienbranche zerstreut. So sagen heute bereits 96 Prozent der be­fragten Branchenakteure, dass die Ein­führung digitaler Instrumente eine Effizienzsteigerung in Kernprozessen er­möglicht. Weitere 87 Prozent sind der Ansicht, dass gerade durch eine struktu­rierte Datensammlung schnellere und sichere Entscheidungen möglich seien, wie der Zentrale Immobilien Ausschuss (ZIA) in seiner Digitalisierungsstudie von 2016 ermittelte. Eines der zentralen Ergebnisse lag in einer selbstauferlegten Erwartungshal­tung im Hinblick auf die digitale Ent­wicklung in den kommenden fünf Jah­ren. Während bereits jetzt 74 Prozent der Ansicht sind, dass ihre Daten umfassend beziehungsweise weitgehend in digitaler Form vorliegen, gaben 97 Prozent an, dass dies spätestens bis 2021 der Fall sein wird. Ebenso meinte die Hälfte der Be­fragten, dass eine Digitalisierungsstrate­gie zum aktuellen Zeitpunkt nicht von Belang sei. Für die kommenden fünf Jahre schlossen sich gleichwohl nur noch 26 Prozent dieser Aussage an.

Zeitintensive Beschäftigung mit Dokumenten

Wo beginnt also die Digitalisierungsstra­tegie? Wo sind in der Immobilienwirt­schaft Prioritäten zu erkennen? Das Thema Datenmanagement spielt zweifel­los eine zentrale Rolle. Daten umfassend und übersichtlich zu organisieren, schafft Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten. In der ZIA­-Studie rangiert das Thema folglich an zweiter Stelle unter den ge­nannten Haupttrends der Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft, direkt nach mobiler Arbeit. In seiner Analyse zur Zukunft der Büroarbeit ermittelte das Fraunhofer­ Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), dass 40 Prozent der Büroangestellten über 30 Minuten täglich mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt sind. Zehn Prozent verbrin­gen mit dieser Tätigkeit sogar über 60 Minuten jeden Tag.

Doch gerade für den Bereich des Daten­managements gibt es bereits ausgereifte digitale Lösungen. Sie basieren zumeist auf „Künstlicher Intelligenz“ (KI). Mit der aus dem Englischen entnommenen Vo­kabel (Artificial Intelligence) ist inzwi­schen ein Modebegriff, um nicht zu sagen: „Schlagwort“ entstanden, das nicht klar einzugrenzen ist, der Einfach­heit halber jedoch verwendet werden kann. Grundsätzlich umfasst der Begriff die Imitation menschlicher Intelligenz durch Maschinen.

Eine klare Definition scheitert gleichwohl daran, dass „Intelligenz“ kein eindeutig zu fassender Begriff ist. Insofern ist KI vereinfacht mit der maschinellen Erken­nung von Systemen und Gesetzmäßig­keiten gleichzusetzen und kann in dieser Variante besser mit dem Begriff „maschi­nelles Lernen“ umschrieben werden. In ihrer einfachen Fassung tritt sie bei­spielsweise bei Spamfiltern oder Auto­korrekturen auf, eine Weiterentwicklung sind Sprachassistenzsysteme wie Siri, Cortana oder Alexa.

Dass KI im Zentrum der Wirtschaftswelt angekommen ist, zeigt eine Studie der Unternehmensberatung Capgemini vom September 2017: Von 1.000 befragten Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 500 Millionen US­-Dollar bieten 71 Prozent KI­-Weiterbildungen an. Drei von vier Unternehmen bestätigen, dass sie durch den Einsatz von KI ein Umsatz­plus von mindestens zehn Prozent ver­zeichnen konnten. Auch in Deutschland gewinnt KI an Relevanz: Im Trendbaro­meter des Branchenverbands Bitkom rückte KI 2017 im Vergleich zum Vorjahr um 14 Plätze nach vorne auf Rang 9.

Künstliche Intelligenz im Kommen

In der Immobilienwirtschaft setzen laut der ZIA­-Digitalisierungsstudie erst 15 Prozent KI­-Lösungen im operativen Ge­schäft ein. In den kommenden Jahren möchten dies allerdings 55 Prozent der befragten Immobilienunternehmen tun. Ein entscheidender Schritt hierzu ist die Zusammenarbeit mit KI­-Dienstleistern, wie eine Analyse von McKinsey vom April 2017 zeigt.

Da in den meisten Unternehmen die entsprechenden Kenntnisse fehlen, emp­fiehlt die Unternehmensberatung Pilot­projekte mit ausgewählten Anbietern. Dem gesamten Markt der KI­-Dienstleis­tungen prognostiziert McKinsey bis 2025 ein jährliches Umsatzwachstum von mindestens 25 Prozent. Innerhalb der deutschen Immobilienwirtschaft sind nach ZIA­-Angaben 72 Prozent der Un­ternehmen davon überzeugt, dass Dienstleister für digitale Lösungen, die sogenannten PropTechs, den Unterneh­mensumsatz erhöhen können.

Widersprüchliche Aussagen

Im Zentrum eines KI­-basierten Daten­managements steht eine Datenplatt­form, die Dokumente einlesen und au­tomatisch zuordnen kann. Es ist ein Widerspruch, wenn in der Umfrage des ZIA 95 Prozent der befragten Akteure Datenstrukturierung als wichtigen Trend sehen, für den Trend KI hingegen nur 50 Prozent votieren. Denn erst die klare maschinelle Identifikation eines be­stimmten Dokuments ermöglicht seine korrekte Ablage und rasche Auffindbar­keit. Unabhängig davon liegt ein Groß­teil der Dokumente in deutschen Immo­bilienunternehmen immer noch in Pa­pierform vor.

Im ersten Schritt steht folglich die Digi­talisierung des Originaldokuments. Un­trennbar damit verbunden ist seine Iden­tifizierung. Durch „maschinelles Lernen“ gelingt eine Zuordnung zu verschiedenen Dokumentenklassen. Eine Studie der Technischen Universität Kaiserslautern ermittelte rund 230 verschiedene Kate­gorien für das Immobilienmanagement wie Stellplatzverträge, Grundbucheinträ­ge oder Nebenkostenabrechnungen. Entsprechende Indizes sollten sich daran orientieren.

Einheitliche Übersicht für alle Beteiligten

Für die sofortige Wiederauffindung von Dokumenten und ihre strukturierte Ablage im eigenen Unternehmen ist damit bereits der entscheidende Schritt getan. Doch erst die Datenplattform für den Zugriff beteiligter Projektparteien schafft den eigentlichen Mehrwert. Immobilienmanagement umfasst nicht nur innerhalb des Unternehmens diverse Abteilungen wie beispielsweise das Fonds­ oder Transaktionsmanagement, sondern auch eine Vielzahl an Dienst­leistern wie Property Manager oder Rechtsanwälte sowie externe Instanzen wie Banken oder Regulierer. Die einzel­ne Datenaufbereitung für die jeweilige Partei kann bei Ablage an verschiedenen Orten viel Zeit in Anspruch nehmen. Durch die Plattform hingegen ist eine einheitliche Übersicht mit einer festen Indizierung gegeben. Im Idealfall hat jedes Asset sein virtuelles Pendant, auch als „Digital Twin“ bezeichnet. Dieser „digitale Zwilling“ wird so mit neuen, d.h. zusätzlichen beziehungsweise aktu­ellen Daten, nicht nur im Fall eines Ei­gentümerwechsels, sondern allen voran auch im laufenden Betrieb, gleichsam in Echtzeit, bestückt. Über eine allgemeine Schnittstellenfunktion (RESTful API) können diese Daten auch von nahezu jedem Vorsystem, wie zum Beispiel ERP­ Systemen, bezogen beziehungsweise ausgetauscht werden.

Maschinelles Lernen braucht Training

Die Grundlage von KI bilden Algorith­men, also Handlungsvorschriften, die anhand wiederkehrender identischer Vorgänge definiert werden. Ihr Ursprung in der Informatik liegt bereits in den sechziger Jahren, doch erst in den ver­gangenen Jahren konnten sie für Ge­schäftsprozesse in größerem Umfang nutzbar gemacht werden, da nunmehr die Hardware mit der entsprechenden Rechenleistung zur Verfügung steht. Ihre Effizienz lebt von der ihr zugrunde lie­genden vergleichbaren Datenmenge. Maschinelles Lernen benötigt also Trai­ningsdaten, um eine noch genauere Auswertung von Dokumenten zu errei­chen. Je mehr Unternehmen mit besten­falls großen Immobilienportfolios diesel­be Plattform benutzen, desto höher wird die Performance des Systems. Daher ist es nicht sinnvoll, bei Eigentümerwech­seln des Assets auf eine andere Plattform zu wechseln.

Die erneute Dateneingabe erfolgt dann nicht selten manuell und gegebenen­falls mit geänderter Indizierung. Dies ist nicht nur zeitintensiv, sondern birgt durch den Medienbruch auch die Ge­fahr von weiteren Fehlern. Zugleich nimmt ein Nebeneinander verschiedener Plattformen der Branche die Option auf einen gemeinsamen Standard für das Datenmanagement, sei es bei Transakti­onen, Genehmigungsprozessen oder der Mietverwaltung. Ein Blick auf den Suchmaschinenmarkt verdeutlicht diesen Umstand: Google konnte sich im früher bestehenden Wettbewerb durch einen besseren Al­gorithmus durchsetzen. Er optimierte sich durch die Eingabe neuer Suchan­fragen einer wachsenden Zahl an Nut­zern.

Eine Vielzahl repetitiver Arbeitsprozesse

Zwei fundamentale Aspekte des Trans­formationsprozesses der Digitalisierung sind einfache Bedienbarkeit und Datensi­cherheit. Neu eingeführte Software muss für eine intuitive Anwendung vertraute Muster abbilden: Übersichtliche Icons, schnelle Suchfunktionen oder das einfa­che Drag­ and Drop­ Verfahren für den Dokumentenimport sind in diesem Zu­sammenhang zu nennen. In Bezug auf Datensicherheit und Selektieren, das heißt kontrollierten Zugriff, ist der Be­treiber der Plattform in der Verantwor­tung. Eigene, nach Kunden getrennte Server sind ein geeignetes Mittel. Ein Standort in Deutschland stellt dabei sicher, dass Regelungen des strengeren deutschen Datenschutzes eingehalten werden.

In Immobilienunternehmen gibt es eine Vielzahl repetitiver, skalierbarer Arbeits­prozesse. Sie eignen sich daher besonders gut für eine digitale Umstellung. Dies führt gleichwohl noch lange nicht zu einem umfangreichen Wegfall von Ar­beitsplätzen: Innerhalb eines Branchen­vergleichs ermittelte McKinsey einen Automatisierungsgrad der Immobilien­wirtschaft von gerade einmal 47 Prozent. Neun Branchen weisen demnach mehr Möglichkeiten für den Einsatz maschi­nelldigitaler Technik auf. Zu ihnen zählen allen voran das Hotel­ und Gaststätten­gewerbe, die Logistikindustrie sowie die Landwirtschaft.

Für die Immobilienwirtschaft sind Instru­mente wie eine einheitliche Datenplatt­form, die sich künstlicher Intelligenz bedient, wertvolle Hilfen, um Mitarbeiter besser nach ihren Fähigkeiten einzuset­zen, ihnen den dafür notwendigen zeitli­chen Rahmen zur Verfügung zu stellen und somit wertschöpfende Prozesse im Unternehmen weiter auszubauen.


Haben Sie Fragen zum Artikel oder möchten Sie wissen, wie Architrave Ihrem Unternehmen auf dem Weg zum digitalen Immobilienmanagement helfen kann? Wir freuen uns über Ihre Nachricht!