Digitales Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement

Asset Manager müssen jeden Tag wichtige, strategische Entscheidungen treffen, schnell reagieren und vorausschauend agieren. Die „Währung“ für erfolgreiches Asset Management sind Informationen. Bei aller Digitalisierung: Die wichtigen und vor allen richtigen Informationen befinden sich immer noch in Dokumenten. Das Problem: Diese liegen zum Teil immer noch in Papierform vor. Und selbst wenn es sich um digitalisierte Dokumente handelt, sind sie häufig in mehreren Ablagesystemen und zum Teil bei verschiedenen Dienstleistern abgelegt – mit oftmals falscher bzw. nicht einheitlicher Benennung. Die Folge: langwierige Suche und unklare Datenlage. Digitales Dokumentenmanagement hilft, Dokumente und die darin enthaltenen Informationen stets in akkurater und aktueller Form parat zu haben und gibt Asset Managern endlich die Datenhoheit zurück.

Was ist Digitales Dokumentenmanagement?

Digitales Dokumentenmanagement bezeichnet die Verwaltung elektronischer Dokumente. Dies umfasst allgemein die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung mit dem Ziel, Geschäftsprozesse durch die schnelle Bereitstellung der benötigten Informationen zu beschleunigen und dadurch die Produktivität zu erhöhen. Ein System von Zugriffsberechtigungen sorgt dabei dafür, dass verschiedene Benutzer nur auf bestimmt Dokumente zugreifen können. Je nach Branche und Anwendungsbereich unterstützen zusätzliche Workflows die unternehmensspezifischen Prozesse. In dieser Hinsicht kommen verstärkt moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz zum Einsatz, die die Dokumenteninhalte erkennen und beispielsweise dafür sorgen, dass Dokumente automatisch sortiert werden, fehlende Dokumente entdeckt oder Aufgaben an verschiedene Teams delegiert werden.

GOODBYE PAPER!

Der erste Schritt zum Digitalen Dokumentenmanagement ist die Aufarbeitung von analogen Dokumenten. Schon in diesem Schritt können Sie einige Weichen stellen, um die nachfolgende digitale Verwaltung effizienter zu gestalten.

HOHE AUFLÖSUNG

Achten Sie beim Scannen auf eine ausreichende Auflösung. Dokumente sollten mit mindestens 300 dpi verarbeitet werden. So können später zum Beispiel Schrifterkennungsprogramme (OCR) und nachfolgend eine Volltextsuche bessere Ergebnisse erzielen.

AUFRÄUMEN

Im Laufe von Jahren oder gar Jahrzehnten hat sich in analogen Archiven einiges angesammelt. Nutzen Sie gleich zu Beginn die Chance, überflüssige und veraltete Dokumente aussortieren zu lassen und Duplikate zu entfernen. Architrave bietet diesen Service und sorgt ggf. auch für eine datenschutzkonforme Vernichtung. Je nach anfänglicher Dokumentationsqualität können sich Unternehmen so von bis zu 80 Prozent Ihrer überflüssigen Dokumente trennen.

LÜCKEN SCHLIESSE

Bei der Prüfung der Dokumentation tun sich womöglich fehlende Dokumente auf. Sorgen Sie dafür, dass diese Lücken zeitnah geschlossen werden, um mit einer möglichst vollständigen Dokumentation ins digitale Dokumentenmanagement zu starten.

Im Zuge der Digitalisierung können Sie auch über eine Auflösung Ihres analogen Archivs nachdenken. Architrave bietet nicht nur eine Abholung, Bearbeitung und Vernichtung an. An unserem Standort in Dresden lagern wir auch gern Ihre Akten und Dokumente sicher und unter idealen Bedingungen ein.

Newsletter abonnieren

WAS IST BEI DER AUSWAHL EINES DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEMS (DMS) ZU BEACHTEN?

Ihre digitalisierten Dokumente benötigen einen zentralen, aufgeräumten Ablageort. Bei der Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem bzw. Datenraum sollten Sie auf folgende zentrale Funktionen und Services besonderen Wert legen:

  • Intuitives, nutzerfreundliches Design
  • Mobiler Zugriff, optimiertes Design für Rechner, Smartphone und Tablet
  • Schneller Up- und Download
  • Schlanke Workflows und individuell konfigurierbare Q&A-Prozesse
  • Umfangreiches Datenschutzkonzept und DSGVO-Konformität, Serverstandort Deutschland
  • Detaillierte Backup-Möglichkeiten und Disaster-Recovery (an einem zusätzlichen Ort bei manifesten Störungen oder Katastrophenfall im eigentlichen Rechenzentrum)
  • Schnelle Such- und Filterfunktionen
  • Ausgefeiltes Berechtigungssystem, mit dem auch eine große Anzahl an internen und externen Nutzern schnell und effektiv gemanagt werden kann
  • Möglichkeit bei Bedarf umgehend und ohne viel Aufwand einen Transaktionsdatenraum einzurichten
  • Offenen Softwarearchitektur mit Schnittstellen (API)
  • Skalierbare Lösungen bei steigendem Bedarf an Speicherplatz und Nutzern
  • Transparentes Preismodell
  • Kompetenter Support
  • Unterstützung bei der Einführung, Change Management
    (siehe auch: Architrave Case Study „Union Investment: Schnelles und überzeugendes Onboarding von 365 Assets“)

ÜBERFÜHRUNG DER DOKUMENTE IN DEN LIFE-CYCLE DATA ROOM

Life-Cycle Data Room on devicesIst die Entscheidung gefallen, liegt die Herausforderung in der Überführung der digitalisierten (oder bereits digital vorhandenen) Dokumente. Bei größeren Portfolios müssen zigtausend Dokumente schnell und vor allem akkurat in der gewünschte Indexstruktur abgelegt werden. Die Immobilienexperten von Architrave übernehmen auf Wunsch diesen Service. So werden interne Ressourcen geschont und Ihr Team kann sich weiter auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Bei der Verarbeitung der Dokumente kommt dabei zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Mit DELPHI bietet Architrave ein leistungsfähiges Tool, das Dokumente automatisiert erkennt, klassifiziert, benennt und an die richtige Stelle sortiert. Händisch werden nur noch Dokumente bearbeitet, bei denen DELPHI eine niedrige Akkuratesse – zum Beispiel aufgrund schlechter Scanqualität – feststellt.

WAS SIND DIE VORTEILE VON DIGITALEM DOKUMENTENMANAGEMENT?

Die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements sind: Wer seine Dokumente digital und zentral managt, sichert sich einen klaren Wettbewerbsvorsprung.

Verfügbarkeit

Gerade in Zeiten von Corona sticht vor allem der mobile Zugriff bei permanenter Verfügbarkeit hervor. Auch von Zuhause, aus dem Ausland, beim Kunden, auf der Baustelle oder im Objekt sind sämtliche Informationen schnell und bequem abrufbar.

Ordnung

Mit einem „Single Point of Truth” gehören Versionsdurcheinander und Duplikate der Vergangenheit an.

Sicherheit

Wenn keine sensiblen Informationen mehr in privaten Dropboxen, auf USB-Sticks oder in persönlichen Postfächern zu finden sind, wird das Risiko unberechtigter Zugriffe und Daten-Leaks signifikant reduziert.

Finden statt Suchen

Mit einer eindeutigen Ablagestruktur und intelligenten Such- und Filterfunktionen wird der Aufwand für die Informationssuche drastisch reduziert. Auf diese Weise gewinnt Ihr Team bis zu 30 Prozent seiner Arbeitszeit zurück. Siehe auch unseren Blogbeitrag „Hard Facts On Unproductiveness“.

Digitale Workflows

Digitales Dokumentenmanagement bietet die Möglichkeit, digitale Prozesse zu etablieren. Gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Freigabe- oder Q&A-Prozesse bieten deutliche Zeitersparnisse im Vergleich zu analogen oder dezentralen Abläufen.

Compliance

Detaillierte Reportfunktionen und Zugriffs-/Bearbeitungsprotokolle machen es deutlich einfacher, gesetzliche Bestimmungen einzuhalten (Revisionssicherheit, Löschfristen u.ä.).

Jederzeit „battle-ready“

Moderne Permanentdatenräume lassen sich auf Knopfdruck in Transaktionsdatenräume umwandeln. Das umständliche Suchen und Zusammentragen von Dokumenten und Informationen entfällt. Bieter erhalten sofort Zugriff und können umgehend in die Due Dilligence einsteigen.

DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT BEI DER TÄGLICHEN ARBEIT

Drag & Drop auf ein Asset: DELPHI übernimmt Erkennung, Klassifikation, Benennung und Ablage der Dokumente.Nach Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement ist man selbstverständlich weiter mit neu eingehenden -analogen wie digitalen- Dokumenten konfrontiert. Die Ablage dieser Dokumente können Sie ebenfalls auslagern.

Übergeben Sie digitale Dokumente zum Beispiel einfach dem KI-gestützten Dokumentenservice DELPHI von Architrave. Ihr Team muss die eingehenden Dokumente lediglich per drag & drop dem entsprechenden Asset zuordnen. Fertig! DELPHI übernimmt die Erkennung, Benennung, Klassifizierung und Ablage. Mit einer smarten Schnittstelle (API) kann DELPHI die Dokumente übrigens auch in Drittsysteme ablegen (z.B. FileNet, SharePoint).

Und was ist mit analogen Dokumenten, die weiterhin per Post eingehen? Machen Sie es wie die BEOS AG und entscheiden Sie sich für ein gänzlich papierloses Dokumentenmanagement, indem Sie Ihren Posteingang zu Architrave umleiten. Unser Team in Dresden sichtet, scannt und sorgt für eine akkurate Ablage im Datenraum.

FAZIT

In Anbetracht der Vorteile und besonders auch vor dem Hintergrund der aktuellen Herausforderungen durch Covid-19 ist die Frage nicht, ob Sie sich für digitales Dokumentenmanagement entscheiden, sondern wann.

Nils Freiberg

Haben Sie Fragen oder benötigen Sie zusätzliche Informationen? Dann schreiben Sie mir einfach eine E-Mail oder rufen Sie an: +49 151 675 389 13.

Weitere Artikel zur Systemwahl

Cloud oder „On Premise“?

Hybride Cloud: flexibel, skalierbar, sicher

Eine Gegenüberstellung von Cloudlösung und lokalem Hosting auf Firmenservern finden Sie in unserem Blogbeitrag „Hybride Clouds: flexibel, skalierbar, sicher“.

Wie man mit Software-Vermächtnissen umgeht

WIE MAN MIT SOFTWARE-VERMÄCHTNISSEN UMGEHT

Sie verfügen bereits über ein Dokumentenmanagementsystem? Dann ist es womöglich an der Zeit für eine Systemumstellung. Was es dabei zu beachten gilt, lesen Sie in unserem Blogbeitrag „Systemumstellung: Ersetzen versus Umarmen