Digitalisierte Daten als Erfolgsfaktor

Teil 1 der Architrave-Artikelserie „Vom analogen zum digitalen Immobilienmanagement“

Dagmar Hotze

Ein Artikel von Dagmar Hotze, Journalistin mit dem Spezialgebiet immobilienwirtschaftliche Zukunftsthemen.

Wer je als Aushilfe in der Registratur einer Behörde oder eines Unternehmens gearbeitet hat und täglich Schriftstücke aus dem Akten-Labyrinth heraussuchen musste, der weiß: Ordnung ist nicht nur das halbe Leben, sondern bedeutet auch pünktlich Feierabend. Doch Scherz beiseite. Die Zeiten analoger Dokumenten-Schatzsuche sind vorbei und die Ära der Dateiablage 1.0 geht zu Ende. Zumal in Immobilienunternehmen, wo zig Beteiligte – vom Portfolio- und Asset-Management über das Property Management bis zum Facility Management – jederzeit und ortsunabhängig auf unterschiedliche Daten zugreifen müssen. Soll kollaboratives Arbeiten hier verwirklicht werden, sind digitalisierte Informationen unerlässlich.

Außerdem sind unstrukturierte Daten teuer. So beziffert die französische Organisation FIDJI (Format d’Interéchanges de Données Juridiques et Immobilières), die sich für die Harmonisierung nationaler Datenstandards in der Immobilienwirtschaft engagiert, kürzlich das Einsparpotenzial durch ein effizientes Datenmanagement in europäischen Immobilienunternehmen auf eine Milliarde Euro jährlich! Es lohnt sich also, in ein digitales Immobilienmanagement zu investieren. Aber wie fängt man die Sache konkret an?

Digitalisierung wirft grundsätzliche Fragen auf

Die BEOS AG hat sich mit ihrem interdisziplinären Team aus fast 100 Mitarbeitern auf den Weg in die Immobilienökonomie 2.0 gemacht. Seit 10 Jahren nutzt der unabhängige Projektentwickler und Asset Manager, der 68 gewerbliche Immobilien mit über 800 Mietern bewirtschaftet, bereits einen virtuellen Datenraum. Allerdings erwies der sich zunehmend als sperrig und wurde den komplexer werdenden Prozessabläufen nicht mehr gerecht. Erschwerend hinzu kam, dass es sich um ein proprietäres System handelte, was die Funktionalität stark einschränkte. Das war der Anlass, sich grundsätzlich mit der Digitalisierung im Unternehmen zu beschäftigen und zu fragen: Über welche Dokumente und Daten verfügen wir? Wozu benötigen wir sie in digitaler Form? Wer muss wann von wo auf was zugreifen? Welchen Vorteil verschafft uns die Digitalisierung? Und schließlich: Was wollen wir langfristig mit Hilfe eines digitalen Immobilienmanagements erreichen?

 

„Wichtig war für uns das einfache Hochladen von Daten und die bequeme Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Außerdem wollten wir eine webbasierte Anwendung, um mobil auf die Daten zugreifen zu können“ – Martin Czaja

 

Strategie für den Übergang von Analog in Digital

Martin Czaja, Vorstand BEOS AG
Martin Czaja,
Vorstand BEOS AG

Daraus entstand unter Federführung von Vorstandsmitglied Martin Czaja, der das Asset- und Portfolio-Management leitet, eine Strategie mit Meilensteinen, die den Rahmen für den Übergang von Analog in Digital bildete. „Wichtig war für uns das einfache Hochladen von Daten und die bequeme Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Außerdem wollten wir eine webbasierte Anwendung, um mobil auf die Daten zugreifen zu können“, erklärt Czaja. Darüber hinaus sollten externe Partner bequem mit dem System arbeiten können. Das Ziel ist ein zentraler und integrativer Datenraum, der Dokumenten-, Asset- und Property-Management sowie Transaktionen und Reportings in einem ermöglicht.

IT-Partner mit Branchenkenntnis ist wichtig

In 2015 entschied sich die BEOS AG für das Softwarekonzept der Architrave GmbH, weil es aufgrund seines modularen Prinzips sowohl den heutigen, als auch zukünftigen Anforderungen an ein modernes Dokumentenmanagement-System gewachsen ist. Gegründet 2012 von Maurice Grassau und Dr. Benjamin Staude, hat sich die Berliner Innovations-Schmiede auf die Entwicklung von Softwarelösungen für Immobilienunternehmen spezialisiert.
Beide Geschäftsführer verbinden interdisziplinäres und zugleich branchenspezifisches Know-how.
Staude als Mathematiker und promovierter Biologe, Grassau mit umfangreichem Erfahrungsschatz bei führenden Datenraumanbietern und einigen der größten Immobilientransaktionen Deutschlands.
Mit ihrem Team aus Entwicklern, Designern und Usability-Spezialisten sind sie angetreten, das Immobilienmanagement softwaretechnisch ins 21. Jahrhundert zu überführen. Smarte Schnittstellen sorgen für ein maximal flexibles System, das sich schnell und unkompliziert an unterschiedliche Unternehmensanforderungen anpassen lässt.

Darüber hinaus forscht und entwickelt eine eigene Abteilung im Bereich Machine Learning mit dem Ziel, die Daten in den Dokumenten automatisiert zu lesen und auszuwerten. „Mit diesem Informationsschatz werden wir zukünftig über Datenräume verfügen, die sich gewissermaßen selbst befüllen, indem Dokumente autonom ihren richtigen Platz im Index finden“, erläutert Dr. Staude, Chief Technology Officer bei der Architrave GmbH, das Projekt.

Digitale Transformation beginnt bei den Daten

Grassau, der mit den Arbeitsabläufen in Immobilienunternehmen aus seiner früheren Tätigkeit bestens vertraut ist, kennt das „Beharrungsvermögen“ der Branche nur zu gut. Dennoch ist er überzeugt davon, „dass die schnelle Verfügbarkeit von Daten, deren Detailtiefe, Vernetzung und Auswertung zukünftig entscheidend für den unternehmerischen Erfolg sein wird.“ Die Digitalisierung ist demnach kein Selbstzweck, sondern von hoher strategischer Relevanz. So sieht es auch BEOS-Vorstandsmitglied Czaja, der mit seiner Zukunftsvision bei den Architrave-Gründern auf offene Ohren stieß. Schnell war man auf einer Wellenlänge, verstand die Vorgehensweise des jeweils anderen, so dass es zügig an die praktische Umsetzung gehen konnte. Und das hieß: Frühjahrsputz im Datenkeller. So wurden alle Dokumente und Daten aus dem nichtkompatiblen Datenraum in die Softwarelösung von Architrave überspielt, indexiert und systematisiert. Bei Bedarf wurden Doppelablagen bereinigt und Daten nachgepflegt.

„Durch die Transparenz und Übersichtlichkeit von Architrave sind unsere Arbeitsabläufe deutlich schneller und effizienter geworden“ – Martin Czaja

 

Vorbereitet für das 21. Jahrhundert

Nach nur wenigen Wochen hatten Czaja und sein Team einen Datenraum nach State-of-the-art, ohne den zuvor lästigen Datentransfer per E-Mail, CD oder USB-Stick, sondern zentralisiert, webbasiert und mobil verfügbar. Jetzt können neben den BEOS-Mitarbeitern auch alle zugriffsberechtigte Externe, wie z.B. Property Manager, rund um die Uhr und von jedem Ort auf die Daten zugreifen. Dank der selbsterklärenden Benutzeroberfläche, deren Look-and-feel sich an gängigen Webanwendungen orientiert, findet sich jeder schnell zurecht, weshalb sich der Schulungsaufwand in Grenzen hält. Das Uploaden geht ruckzuck, das Suchen ratzfatz. Praktisch ist auch der sogenannte „Asset Health Index“, der anzeigt, wo sich Lücken in der Dokumentation befinden.
„Durch die Transparenz und Übersichtlichkeit von Architrave sind unsere Arbeitsabläufe deutlich schneller und effizienter geworden“, freut sich Czaja, der insbesondere das mobile Arbeiten mit Architrave schätzt. „Bei Kundengesprächen vor Ort lässt sich vieles jetzt besser darstellen.“
Geschäftsführer Architrave
Benjamin Staude (CTO), Maurice Grassau (CEO)

Digital Chief Officer ist ein Muss

Auf die Frage, ob Immobilienunternehmen einen Digital Chief Officer für die Gestaltung der digitalen Transformation benötigen, antwortet Czaja spontan mit „Ja“ und fügt hinzu, dass man zwar nicht über spezielles IT-Wissen verfügen müsse, aber unbedingt ein Grundverständnis für die Art und Weise haben sollte, wie sich die Digitalisierung auf Prozesse und Strukturen im Unternehmen auswirke. Insofern sei es ratsam, einen „Digitalverantwortlichen“ aus der Geschäftsleitung zu benennen, der Ideen entwickelt, sie konkret plant und die Umsetzung vorantreibt. Außerdem brauche es Mitarbeiter, die lieber heute als morgen die unbequem gewordene Datenwelt 1.0 hinter sich lassen wollen.

„Die Schnittstelle zu iMS bedeutet einen Quantensprung für Architrave, denn nun finden alle relevanten Dokumente von allein an die richtige Stelle im Datenraum. Damit ist der Prozess signifikant weniger fehleranfällig, als beim manuellen Kopieren und Zuordnen“ – Dr. Benjamin Staude

 

Erster Immobilien-Datenraum mit iMS-Anbindung

Einen weiteren Meilenstein in Richtung Immobilienmanagement 2.0 hat die BEOS AG kürzlich mit der Anbindung der Property Management Software iMS von Yardi Systems an die Softwarelösung von Architrave erreicht. Über eine Schnittstelle ist jetzt der tägliche vollautomatische und synchronisierte Austausch von Dokumenten zwischen den beiden Anwendungen möglich, wodurch der umständliche Export der Daten auf die lokale Festplatte entfällt, um sie von dort in das andere System zu verschieben. „Die Schnittstelle zu iMS bedeutet einen Quantensprung für Architrave, denn nun finden alle relevanten Dokumente von allein an die richtige Stelle im Datenraum. Damit ist der Prozess signifikant weniger fehleranfällig, als beim manuellen Kopieren und Zuordnen“, so Dr. Staude.

So erweist sich das modulare Prinzip des Softwarekonzepts von Architrave vor allem deshalb als wegweisend, weil es auf intelligente Schnittstellen setzt, über die bislang nicht kompatible Anwendungen zu einem ganzheitlichen Softwaresystem zusammengeführt werden können. „Es gibt noch eine Menge zu tun, um Immobilienunternehmen softwaretechnisch fit für das 21. Jahrhundert zu machen“, sagt Geschäftsführer Grassau. „Aber wir haben auch noch viele Ideen“, schmunzelt er.