Schritt für Schritt in die Digitalisierung

Schritt für Schritt in die Digitalisierung

In Deutschland sind Sie in Sachen Digitalisierung – angesichts aktueller Ergebnisse der Bitkom – digital ganz vorne mit dabei,  wenn Sie das (oder die) Faxen einstellen. Aber davon abgesehen: wissen Sie schon wie Sie das Thema angehen?  Eine kleine Starthilfe für die Digitalisierung Ihres Unternehmens…

ERP, BI, DMS, DR, ECM, FACM, RM, CRM – Wissen Sie was dahinter steckt, oder sind das „Böhmische Dörfer“ für Sie?

Es handelt sich um verschiedene Softwaresysteme, die den Nutzer dabei unterstützen, die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens zu sichern – sei es durch Kundenbeziehungspflege, Ressourcenplanung oder Risikokalkulation.

Es ist toll, dass es diese Systeme alle gibt und es ist noch toller zu sehen, wie die eher konservative Immobilienbranche damit einen Schritt nach dem anderen in Richtung Digitalität macht, aber…

Da ist es, das große ABER: Viel hilft nicht immer viel!

Statt wirklichen Mehrwert zu generieren und die Arbeit zu erleichtern ist leider oft das Gegenteil der Fall: die Fülle an Systemen und Software überfordert und lässt die Umstellung auf digitale Prozesse einmal mehr wie eine unüberwindbare Hürde erscheinen.

„Eine der größten Schwierigkeiten der Digitalisierung sind die Systembrüche zwischen verschiedenen IT-Systemen, die entweder inkompatibel oder in sich geschlossen sind. Das erschwert die reibungslose Zusammenarbeit stellenweise massiv.“ Heike Gündling, Inhaberin AddReal

Wenn interne Strukturen umgestellt und angepasst werden müssen ist das zwar immer eine Hürde – unüberwindbar muss die aber nicht sein.

Schritt für Schritt in die Digitalisierung

 

Schritt 1) … Wissen aneignen …

Was ist ein ERP-System? Wie unterscheidet es sich von BI und wie hängen ECM und DMS zusammen? Es ist ein weites Feld und die Abgrenzung der Systeme wird immer schwieriger, da sie sich hinsichtlich ihres Funktionsumfangs in den letzten Jahren stark angenähert haben. Sie müssen zum Glück kein Softwaresystem-Guru werden, aber ein Grundverständnis zu den o.g. Systemen hilft ungemein bei der Entscheidungsfindung (siehe Schritt 2). In unserem nächsten Blogbeitrag werden wir auf die einzelnen Systeme und ihre Eigenschaften genauer eingehen und damit ein wenig Licht ins Dunkel bringen.

Schritt 2) … Was brauche ich eigentlich? …

Es ist wichtig, dass Sie wissen, was genau Ihre Softwarelösung oder ein Gesamtkonzept für Ihr Unternehmen unbedingt können und mitbringen muss. Welche Ziele möchten Sie primär mit der Einführung der Software erreichen? Sobald genau abgesteckt ist wonach Sie suchen, erschlägt die große Bandbreite an Systemen Sie schon nicht mehr.
Haben Sie schon eine spezifische Lösung ins Auge gefasst, achten Sie unbedingt darauf, für welchen Zweck diese ursprünglich konzipiert wurde. Nur so stellen Sie von vornherein sicher, dass die Software auch für Ihre Zwecke gemacht ist. Eine Asset Management Software wird sich bspw. auf Biegen und Brechen nicht zu 100% an alle Projektmanagement Prozesse anpassen lassen.

Schritt 3) … Interoper-was? …

In der Softwarebranche gibt es Alleskönner und Insellösungen. Die großen Systeme decken dabei eine ganze Palette Funktionalitäten ab – meistens aber auch viele, die nicht zwingend benötigt werden. Insellösungen sind demgegenüber zwar spezialisiert, aber i.d.R. inkompatibel zu anderen Systemen und ihrer Umgebung.
Setzen Sie daher zwar auf spezialisierte Lösungen, die aber gleichzeitig eine hohe Interoperabilität aufweisen! So haben Sie für jeden Bereich (bspw. CRM, ERP, ECM) eine Software, die sich stimmig in ein Gesamtkonzept integriert und reibungslos mit den anderen Lösungen zusammenarbeitet.

Besonders wichtig ist dabei, dass relevante Informationen und Daten systemübergreifend abgerufen und verwendet werden können, ohne Duplikate zu erzeugen. Das Stichwort lautet: Schnittstellen.

Schritt 4) … Ressourcen bereitstellen …

Zur Einführung einer neuen Software-Systemstruktur benötigen Sie nicht zuletzt die nötigen personellen Ressourcen. Diese müssen entweder erst geschaffen oder intern umstrukturiert und bereitgestellt werden. Nach und nach etablieren Sie somit das nötige Know How in Ihrem Unternehmen, das Ihnen hilft der Digitalisierung auf Dauer gelassen ins Auge zu sehen.

Schritt 5) … Hilfe annehmen …

Sie müssen Ihr Unternehmen nicht von jetzt auf gleich digitalisieren und Sie müssen es erst recht nicht ganz allein tun. Viele Experten beschäftigen sich tagein, tagaus damit und wissen welche Software auf welchen Use Case passt und ob diese dann auch wirklich einwandfrei zusammenarbeiten. Mit der richtigen Unterstützung meistern Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens ganz ohne ein graues Haar zu bekommen.

Schritt 6) … Dran bleiben …

Der Weg ist das Ziel! Machen Sie sich unbedingt bewusst, dass es sich bei der Digitalisierung um einen mittel-bis langfristigen Prozess handelt. Die ganze Sache ist mit der Implementierung einer einzelnen Software längst nicht getan. Jede Lösung muss sich sinnvoll in das große Ganze Ihrer IT-Landschaft integrieren und eine feste Zuständigkeit innerhalb des betrieblichen Prozesses erhalten. Steht das Konzept und sind die Systeme miteinander in Einklang gebracht, ist der erste Schritt getan. Nach der ersten Implementierung prüfen Sie, ob sich alle Prozesse so umsetzen lassen, wie Sie es sich vorstellt haben. Nachjustiert wird dann ohnehin immer mal wieder.

Na dann, packen wir es an?