Effizienter durch Architrave: Drei Use-Cases

Referenz: Union Investment
Referenz: Kintyre
Referenz: Beos

Der Life-Cycle Data Room von Architrave ist mittlerweile bei über 70 Kunden im Einsatz. Wir haben mit BEOS, Union Investment und Kintyre drei davon genauer unter die Lupe genommen. Unsere Case Studies belegen nicht nur die signifikanten Effizienzsteigerungen, sie zeigen auch, wie reibungslos der Rollout und die Migration von teilweise Hunderttausenden Dokumenten über die Bühne ging.

Architrave @BEOS: Sicher, schnell, nutzerfreundlich

Case Study von BEOS

„Die Menge der Dokumente nimmt stetig zu. Insofern sind wir alle froh, dass der Austausch per E-Mail, CD oder Stick nicht mehr an der Tagesordnung ist. Alle relevanten Dokumente wandern direkt in die zentrale, digitale Ablage von Architrave. Auch 85 externe Nutzer greifen direkt und sicher darauf zu.“ (Inga Kühn, BEOS AG)

Mit der Vorgängerlösung war man bei BEOS nicht mehr zufrieden: Umständliche Upload-Prozesse, fehlende Schnittstellen, verzögerte Ablageprozesse… Eine neue Dokumenten- und Datenmanagementlösung sollte Abhilfe schaffen. Weitere Anforderungen: höchste Nutzerfreundlichkeit, sichere Verschlüsselung, DSGVO-Konformität und maximale Performance auch bei vielen Dokumenten und Nutzern. Die Entscheidung fiel auf Architrave – aus gutem Grund:

  • Hohe Nutzerakzeptanz durch Spaß an der Arbeit
  • Endlich EINE zentrale Ablage für Mitarbeiter und externe Dienstleister
  • Geringer Schulungsaufwand
  • Maßgeschneiderte Prozesse mit absolutem Branchenfokus

Architrave @Union Investment: Intuitiv, effizient, webbasiert

Case Study von Union Investment

Eine neue Software einzuführen stellt besonders Unternehmen mit vielen Mitarbeiter vor große Herausforderungen. In einem monatelangen Ausschreibungsverfahren setzte sich Architrave klar durch. Jetzt galt es, für eine reibungslose Migration von Daten und Dokumenten aus dem Vorgängersystem zu sorgen. Innerhalb von drei Monaten wurden geschätzte 1 Million Dokumente zu 365 Objekten und einem Datenvolumen von 2,7 Terrabyte in Architrave überführt.

Unsere Case Study zeigt auch, wie der Roll-out und Change Process mit einer umfangreichen Kommunikationskampagne begleitet wurde. Broschüren, Produktvideos, Newsletter und mehr als 50 Schulungen vor Ort trugen erheblich zur Einbindung und Motivation der Mitarbeiter bei.

Architrave @Kintyre: schnell einsatzbereit, hoch effizient

Case Study von Kintyre

Wer sich für eine neue Software entschieden hat, möchte diese schnell im Einsatz haben. Dazu müssen Dokumente aus anderen Anwendungen, vom Firmenlaufwerk und diversen Datenträgern in die neue Anwendung überführt werden. Bei Kintyre lief die Migration nach Architrave schnell und reibungslos:

„Hier wurden unsere Erwartungen bei weitem übertroffen. Der strukturierte und über weite Teile automatisierte Prozess sowie das Engagement des Architrave Support-Teams haben es ermöglicht, Tausende Dokumente innerhalb von kürzester Zeit zu sichten, zu transferieren und mit Hilfe einer Steuerdatei an die richtige Stelle im neuen Index (gif-Standard) abzulegen.“ (Asset Managerin Laila S. Vieira)

Der Einsatz von Architrave als zentrale Plattform für das Dokumenten- und Datenmanagement hat sich im Anschluss bei Kintyre schnell bezahlt gemacht.

  • Einsparungen von bis zu einem Tag pro Monat und Mitarbeiter durch effizientere Suche und Prozesse
  • Signifikant weniger E-Mail-Verkehr
  • Bis zu 50 Prozent schneller als andere Datenräume