Planradar zu Gast bei Architrave

IT-Integration muss nicht kompliziert sein

Die Digitalisierung ist für die Effizienzsteigerung bei Prozessen in Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Diese Erkenntnis hat sich in den letzten Jahren in allen Sparten durchgesetzt, wobei bestimmte Bereiche, wie zum Beispiel das Finanzwesen oder der Mediensektor, anderen voraus sind. Zu den Nachzüglern zählt hingegen das noch oft traditionell denkende Bau- und Immobilienwesen.

Die Gründe für die mangelnde Digitalisierung in Bau- und Immobilienunternehmen sind vielfältig. Oft bestand in der Vergangenheit aufgrund mangelnden Wettbewerbs und gleichbleibend hoher Nachfrage ein nur geringer Druck, Prozesse effizienter zu machen. Dieses Bild hat sich in den letzten Jahren jedoch zunehmend verändert.

Wo der Entschluss zur Digitalisierung von Prozessen erfolgt, treten jedoch verschiedene Hürden auf. Ein häufig auftretendes Hindernis besteht darin, wenn neue Lösungen nicht ohne größeren Aufwand in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden können. Das betrifft zum einen den Zusammenschluss der genutzten Softwares, so dass ein reibungsloser Datenaustausch möglich ist. Darüber hinaus liegt es auch im Interesse aller Beteiligten, dass neue Anwendungen keine tiefgreifenden Veränderungen bei gewohnten Abläufen mit sich bringen. Andernfalls läuft eine neue Software in Gefahr, bei Anwendern und Administratoren auf Ablehnung zu stoßen. Die unerwünschte Folge ist, dass die erwarteten Effizienzgewinne ausbleiben.

Besser Einzellösungen oder Vernetzung?

In vielen Unternehmen im Bau- und Immobilienwesen werden für unterschiedliche Aufgaben und Prozesse verschiedene Softwarelösungen eingesetzt. Dies erfolgt meist unabhängig voneinander, was jedoch nicht unbedingt einen Nachteil darstellen muss. Einzellösungen machen vor allem dann Sinn, wenn es sich um klar abgegrenzte Prozesse handelt. Ein Beispiel für das Bau- und Immobilienwesen sind Apps für das mobile Aufmaß.

Der Zusammenschluss verschiedener Softwares ist hingegen immer dann zu empfehlen, wenn die erfassten und verarbeiteten Daten über mehrere Prozesse hinweg genutzt werden können. Wenn Daten von der Planung über die Errichtung bis hin zum Betrieb eines Objekts zwischen allen Beteiligten ausgetauscht werden, ergeben sich vielfältige Synergieeffekte. Ein Beispiel dafür sind BIM-Modelle. Diese werden bislang hauptsächlich in der Planung von Gebäuden verwendet. In Zukunft werden Daten wie Bauschäden oder Wartungsbedarfe dank mobilen BIM-Anwendungen auch von Bauunternehmen oder im Facility Management in Gebäudemodellen erfasst. Der Vorteil liegt auf der Hand: Maßnahmen rund um ein Objekt lassen sich über längere Zeiträume von verschiedenen Nutzern und Betreibern nachverfolgen.

Die Digitalisierung vorantreiben

PlanRadar hat es sich zum Ziel gesetzt, eine einfache Datenerfassung und weitere Nutzung von Daten im Zuge von Bau- und Immobilienprojekte zu ermöglichen. Mit der Software erfassen Anwender in allen Phasen des Gebäudelebenszyklus verschiedene Sachverhalte wie Mängel, Leistungen oder Reparaturmaßnahmen und verzeichnen sie auf digitalen Plänen oder in BIM-Modellen. Dazu speichern Anwender Kommentare, Bilder, Dokumente und mehr als sogenannte Tickets ab. Andere Projektbeteiligte erhalten diese Informationen in Echtzeit und können sofort die entsprechenden Schritte setzen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Beim Betrieb eines Gebäudes stellt ein Facility Manager einen Reparaturbedarf fest und erstellt dazu ein Ticket, in dem er auch Angaben zu den erwarteten Reparaturkosten macht. Diese Angabe wird automatisch von einem anderen Programm übernommen, dass die Immobilienperformance überwacht. Das Ergebnis: Informationen müsse nicht umständlich und fehleranfällig von Hand übertragen werden und stehen sofort zur weiteren Analyse und Auswertung zur Verfügung.

So klappt es mit dem reibungslosen Datenaustausch am Bau

Wie erfolgt also die Vernetzung von PlanRadar mit bestehenden Softwarelösungen? Die Einbindung erfolgt über eine REST API und „Access Tokens“ über die sich externe Software als der Nutzer authentifiziert, der sie erstellt hat. Über diese standardisierte Schnittstelle können dann alle Daten in PlanRadar automatisiert ausgelesen oder verändert beziehungsweise Prozesse angestoßen werden. Bei all dem spielt die Sicherheit von Daten eine wichtige Rolle. Darum ist die Kommunikation über die REST API per SSL/TLS verschlüsselt.

Planradar Apps und REST API

Der Ansatz von PlanRadar ist dabei, dass sich Kunden je nach ihren individuellen Wünschen und Anforderungen ganz einfach selbst Lösungen „zusammenbauen“ können. Grundlage dafür ist eine interaktive API-Dokumentation, mit der Anwender verschiedene Service Endpoints sofort ausprobieren können. Zum Beispiel, um ein neues zu Ticket erstellen. Benutzer von PlanRadar können auch sogenannte Webhooks konfigurieren, um bestehende Softwares auf bestimmte Ereignisse reagieren zu lassen. Damit bauen Anwender Workflows wie zum Beispiel „Wenn ein Subunternehmer ein Ticket als erledigt markiert, wird in der Planungssoftware der entsprechende Task abgeschlossen“.

So laufen im Asset Management die Fäden zusammen

Was Planradar für den Baubereich anbietet, stellt Architrave seinen Kunden aus dem Asset Management zur Verfügung. Eine smarte API, über die die Services des PropTechs mit anderen Lösungen verknüpft werden können. Ein Musterbeispiel: der KI-gestützte Dokumentenservice DELPHI, der die Erkennung, Benennung und Sortierung von Immobiliendokumenten übernimmt. Der Service kann nicht nur den Architrave Life-Cycle Data Room mit Dokumenten versorgen. Über eine API schafft DELPHI beispielsweise auch Ordnung in FileNet oder SharePoint.

DELPHI kann mit Life-Cycle Data Room und externen DMS verknüpft werden

Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten

Die einfache Integration und ein geschmeidiger Datenaustausch ermöglichen in der Praxis eine Vielzahl von Anwendungsfällen:

  • Backups: Zwar speichert PlanRadar alle Daten sicher in einer Cloud ab. Aber viele Anwender wollen Informationen auch intern hinterlegt haben. Dank Schnittstelle sind automatisierte Backups von Fotodokumentation, technischer Due Diligence und anderer Maßnahmen in Echtzeit möglich.
  • Synchronisation: Die Vernetzung mit anderen Systemen erlaubt auch die Synchronisation von Benutzern, Gruppen und Rollen.
  • Updates: Bei Bau- und Immobilienprojekten zählen Änderungen und Adaptionen zum Tagesgeschäft. Beispiele sind Anpassungen in den verwendeten Bauplänen oder Gebäudemodellen. Wird eine neue Planversion auf dem Planserver erstellt übernimmt PlanRadar diese Änderungen automatisch in das entsprechende Projekt.
  • Daten in Drittsystemen evaluieren: DELPHI von Architrave erkennt und sortiert nicht nur Dokumente. Es werden auch die relvanten Daten extrahiert. Via API können diese Daten mit denen aus anderen Systemen abgeglichen und ggf. korrigiert werden.
  • Ökosysteme: Smarte Schnittstellen erlauben die Verknüpfung verschiedenster Lösungen und Services für das Asset- oder Baumanagement. In einem wachsenden Ökosystem kann sich der Nutzer perspektivisch auf Knopfdruck die Angebote aktivieren, die er benötigt.
  • Benchmarking, datenbasiertes Management: Besonders im Bewertungsprozess von Immobilien und bei Grundsatzentscheidungen wie An- oder Verkauf sind vielfältige und verlässliche Informationen essenziell. Über Schnittstellen verknüpfte Datenbanken mit Geo-/Klimainformationen, Marktdaten, Standort-Scoring u.ä. stellen die Managemententscheidungen auf ein neues Daten-Fundament.

Fazit

Die Vernetzung von neuen Softwarelösungen in bestehende Systeme muss wohl durchdacht sein. Eine genaue Bedarfsanalyse in Bezug auf die technischen Voraussetzungen und die Anforderungen durch die Anwender ist in jedem Fall empfehlenswert. Nur so ist sichergestellt, dass die erwarteten Effizienzgewinne auch realisiert werden können.

Autor des Gastbeitrags


Constantin Köck (CTO von PlanRadar)