Mit Robotic Process Automation (RPA) das Dokumentenchaos besiegen!

Robotic Process Automation (RPA) gilt mit Künstlicher Intelligenz (KI) als großer Treiber der Digitalisierung. PwC gibt an, dass branchenübergreifend bereits 54 Prozent der Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 100 Millionen Euro die Technologie nutzen. Die häufigsten Einsatzbereiche für sind dabei Controlling, Berichtswesen, Qualitätssicherung und die Validierung von Daten.

PwC rechnet damit, dass 45% aller Tätigkeiten automatisiert werden können. Ein enormes Einsparungspotenzial – auch für die Immobilienbranche.

Bei allen Fortschritten in Sachen Digitalisierung: Noch immer sind die meisten Prozesse im Asset Management dokumentenbasiert. Bis hier grundlegende Änderungen stattfinden, lässt sich bei digitalen Dokumenten und ihrem Management der größte Effizienzhebel ansetzen. Das gilt sowohl für die Aufarbeitung der angesammelten, meist riesigen Dokumentenbeständen als auch für die Bearbeitung neuer oder eingehender Dokumente. Für beide Aufgaben bietet Architrave den KI-gestützten Dokumenten- und Datenservice DELPHI.

Mit DELPHI das Dokumentenmanagement automatisieren

Rund zwei Jahre hat bei Architrave ein internationales Team von Datenwissenschaftlern und Softwareentwicklern intensiv an DELPHI gearbeitet. Ziel: RPA, Künstliche Intelligenz und Branchen-Knowhow zu einem marktreifen Produkt zusammenführen. Mit Erfolg. DELPHI übernimmt ab sofort sämtliche lästigen, fehleranfälligen und zeitraubenden Routinetätigkeiten, die im Dokumentenmanagement anfallen.

Geben Sie DELPHI ein Dokument und es erkennt die Inhalte, klassifiziert die Dokumente daraufhin nach Branchenstandard, benennt sie exakt und sortiert sie an die richtige Stelle der Ablage – mit maximaler Genauigkeit. Darüber hinaus werden die wichtigsten relevanten Daten extrahiert. Das klappt hervorragend. Und bei den Zweifelsfällen greift ein kompetentes Qualitätsmanagement.

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Ordnung schaffen, Ordnung halten

DELPHI qualifiziert sich als wirksames Tool für verschiedene Szenarien.

„Frühjahrsputz“

Mit DELPHI bringen Sie Ordnung in Ihren Dokumentenbestand. Bei großen Asset Management Unternehmen handelt es sich oft um „Altlasten“ von mehreren hunderttausend Dokumenten, die nach dem Scannen von DELPHI zuverlässig und akkurat bearbeitet werden. Unterm Strich: Die richtigen Dokumente, richtig benannt, am richtigen Platz.

Der „Frühjahrsputz“ greift natürlich auch beim Onboarding einer Dokumentation nach einem Ankauf. Auch hier fallen je nach Asset Hunderte bis Tausende Dokumente an. Was bisher ressourcenintensiv, fehleranfällig und mühsam von Hand erledigt wurde, übernimmt der KI-unterstützte Service von Architrave – mit maximaler Genauigkeit.

Im laufenden Betrieb

DELPHI sorgt auch während der Haltedauer eines Assets dafür, dass die Qualität Ihrer Dokumentation steigt. Neu eingehende Dokumente werden von den Nutzern einfach auf die Asset-Kachel gezogen. Fertig! Benennung und Sortierung übernimmt DELPHI.

Aus mindesten 12 fehlerträchtigen Bearbeitungsschritten wird ein simples drag & drop.

DELPHI Anwendung


Auf diese Weise legen alle Beteiligten ihre Dokumente schnell, standardisiert und akkurat ab – auch ohne immobilienwirtschaftliches Know-how! DELPHI ist darüber hinaus 24/7 im Einsatz, ohne Urlaub, ohne Krankmeldung – dafür mit permanenter Fortbildung.

Smarte Schnittstellen: DELPHI an bestehende Systeme anbinden

Als eigenständiges Produkt ist DELPHI nicht an den Architrave Life-Cycle Data Room gebunden. Über intelligente Schnittstellen (API) können auch andere Dokumentenmanagementsysteme wie beispielsweise IBM FileNet oder Microsoft SharePoint, etc. angebunden und akkurat befüllt werden.

DELPHI Schnittstelle

Qualitätssicherung

Jede KI-Applikation ist nur so gut, wie die Daten, mit der sie trainiert wurde. Für DELPHI wurden enorme Mengen an Dokumenten gesichtet, Datenfelder getaggt und den korrekten Dokumentenklassen zugewiesen. Das breite Fundament an Trainingsdaten ließ sich nur durch Kooperation mit starken Partnern realisieren. Architrave hat hier eng mit Union Investment Real Estate und Deka Immobilien kooperiert.

Aber auch KI macht gelegentlich Fehler. So erschweren beispielsweise schlechte Scanqualität, fremdsprachige Dokumente oder handschriftliche Anmerkungen die Arbeit der Algorithmen.

Umso wichtiger ist der Einsatz eines kompetenten und gut organisierten Qualitätsmanagements. Ein eigenes Team sorgt bei Architrave für beste Ergebnisse. Erfahren Sie mehr zu unserem Qualitätsmanagement im Blogbeitrag „Künstliche Intelligenz braucht Qualitätsmanagement“.

Auf Standards gebaut

Jede Immobilie ist einzigartig, jeder Asset Manager arbeitet anders, jedes Dokument ist ein Unikat. Umso wichtiger ist es, sich im Hinblick auf Dokumentenklassen und Datenfelder und -austauschformate auf Standards zu einigen.

Die Dokumentenklassen von DELPHI beruhen auf dem bestehenden gif-Index und sind somit Industriestandard. Darüber hinaus wurden sie erweitert durch die Erfahrung unserer Immobilienexperten bei Onboarding-Projekten und durch den Input unserer Partner und Kunden. Die Dokumentenklassen sind nicht als starres Konstrukt zu verstehen. Sie werden fortlaufend erweitert und optimiert. Diesbezüglich ist Architrave in der gif-Kompetenzgruppe Datenmanagement und in der Projektgruppe Datenraumindex aktiv, in welchen aktuell der Industriestandard erarbeitet und gepflegt wird.

Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag „Erfolgreiche Digitalisierung: Auf Standards gebaut!“.

Weiter geht’s!

Die Produktentwicklung von DELPHI ist niemals abgeschlossen. DELPHIs Fähigkeiten werden permanent ausgebaut und optimiert. Neue Dokumentenklassen, neue Datenfelder für die Extraktion, Umgang mit anderen Sprachen…

Unserer Experten beobachten den Markt sehr intensiv, sprechen regelmäßig mit Kunden erforschen und evaluieren Prozesse. Immer im Hinterkopf: Wie fließen die Erkenntnisse in DELPHI ein um den Service noch leistungsfähiger, schneller und für die Nutzer bequemer zu machen? Wir halten Sie auf dem Laufenden!

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Über das Dokumenten- und Datenmanagement hinaus gibt es natürlich weitere Anwendungsmöglichkeiten für RPA. Manche Mieteranfrage wird bereits von Chat-Bots vorqualifiziert und zur Vereinbarung von Reparatur- oder Ableseterminen genutzt. Automatisierte Prozesse halten darüber hinaus verstärkt Einzug in Bereiche wie Risikomanagement, Berichterstattung und Bewertungen.

RPA ERSETZT DIE MENSCHEN?

RPA spart Zeit und Ressourcen – und demnach auch Personal? Hier signalisiert PwC Entwarnung. 72% der Unternehmen, die RPA nutzen, verzichten dafür nicht auf menschliche Arbeitskräfte. Und dort wo eingespart wird, fällt die Reduktion eher gering aus. Tendenz: Erfahrene Kräfte können ihre Kernkompetenzen auf das Wesentliche konzentrieren und so verstärkt zur Wertschöpfung beitragen.

Genauso sehen wir das auch bei Architrave. Der Asset Mananger sollte seine Zeit nicht mit Dokumentenablage und händischer Datenübertragung verplempern, sondern sich auf das fokussieren, was wirklich wichtig ist.

DIE ZUKUNFT DES REAL ESTATE ASSET MANAGEMENTS

Future of Work

Die Branche steht vor einem fundamentalen Wandel. Die Art und Weise, wie Real Estate Asset Manager arbeiten, Strategien entwickeln, Assets bewirtschaften und handeln wird sich drastisch ändern. Und wir reden hier nicht über die Effekte, die Corona bewirkt oder beschleunigt. Viele Trends zeichneten sich schon vor der weltweiten Pandemie ab. Wer seine Wettbewerbsfähigkeit erhalten möchte, muss seine Strategien zur Wertschöpfung anpassen, seine Prozesse überdenken und auf zukunftstaugliche Software-Tools umschwenken, die diesen Wandel abbilden – heute und kontinuierlich in den nächsten Jahren. – weiterlesen…