Papierlose Dokumentenverarbeitung

Papierlose Dokumentenverarbeitung im Asset Management

Auch wenn die Digitalisierung fortschreitet, sehen sich Asset Management Unternehmen immer noch mit einer Flut von Dokumenten konfrontiert. Immerhin erhält ein großer Asset Manager jährlich bis zu 500.000 analoge und digitale Dokumente. Um diese Masse effektiv zu bewältigen, spielt intelligente, papierlose Dokumentenverarbeitung im Asset Management eine zentrale Rolle. Sie ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Performance und zudem ausschlaggebend, um auf den Punkt transaktionsbereit zu sein.

Dokumentenverarbeitung für analoge Bestände

Wohl jeder Asset Manager hat diese „Leichen im Keller“. Analoge Dokumentationen, in vielen Aktenmetern abgelegt, zu Teil über Jahrzehnte gewachsen. Dokumentenverarbeitung heißt in diesem Fall zunächst einmal: Digitalisieren. Altbestände an Dokumenten müssen gesichtet, bewertet und bei Bedarf gescannt werden, damit diese allen Beteiligten digital zur Verfügung gestellt werden können. Nicht benötigte Dokumente müssen eingelagert oder sachgemäß vernichtet werden. Im Zuge der Aufarbeitung analoger Archive bietet es sich an, Archivierung, Lagerung und Originalmanagement an einen Drittanbieter auszulagern. Häufig erfolgt dort die Einlagerung sachgemäßer, sicherer und ökonomischer.

Analogen Posteingang auslagern heißt papierfrei arbeiten

Weiterhin landen Tag für Tag analoge Dokumente und Briefwechsel beim Asset- und Property-Manager. Die analoge Erfassung und Distribution ist zeit- und ressourcenaufwändig. Dabei besteht die Möglichkeit, den gesamten Posteingang an einen Dienstleister zu delegieren. Property Care, eine hundertprozentige Tochter von Architrave, übernimmt beispielsweise den Empfang, die Einschätzung, das Scannen sowie die Benennung und Ablage in einen Datenraum bzw. in ein Dokumentenmanagementsystem. Eingehende Dokumente sind auf diese Weise umgehend für alle Beteiligten zentral verfügbar und die draus resultierenden Prozesse können angegangen werden. Und das ganz einfach papierfrei.

Dokumentenverarbeitung für digitale Dokumente

Die digitale Dokumentenverarbeitung gliedert sich in sechs, für das Asset Management relevante, Themenbereiche.

Verfügbarkeit, Ordnung

Digitale Dokumente (aus digitalen Beständen, aus Ankäufen oder aus E-Mails) müssen eindeutig (nach Konventionen) benannt sowie zentral und akkurat abgelegt werden.
KI-gestützte Dokumentenservices wie DELPHI von Architrave übernehmen diese Tasks – weitaus genauer und ökonomischer als es inhouse geleistet werden kann.

Aktualität, Vollständigkeit

Schon bei kleinen Portfolios fällt es schwer, im Detail den Überblick zu behalten. Sind alle relevanten Dokumente vorhanden? Und falls ja, sind sie auf dem neuesten Stand? Assistenzsysteme, die den Dokumentenbestand analysieren, schlagen hier ggf. Alarm. Im nächsten Schritt können Dienstleister -wie beispielsweise DocEstate– mit Dokumentenbeschaffung und regelmäßiger Aktualisierung für einen transaktionsbereiten Dokumentenbestand sorgen.

Vertraulichkeit

Damit kein Dokument in unbefugte Hände gerät, bedarf es eines ausgefeilten Berechtigungssystems. Der Life-Cycle Data Room von Architrave liefert voreingestellte Rollenkonzepte und stemmt auch die Administration von großen Nutzergruppen.

Compliance

Wer hat wann auf welches Dokument zugegriffen oder welches Dokument bearbeitet? In der Dokumentenverarbeitung spielen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit eine große Rolle. Professionelle Systeme bieten eine Vielzahl von Report- und Versionierungsfunktionen, mit denen gesetzliche Vorgaben einfach eingehalten werden können. Das gilt beispielsweise auch für Dokumente, die persönliche Daten beinhalten. Sind diese erkannt, kann ein Warnsystem ggf. die fristgerechte Löschung anmahnen bzw. ausführen.

Zusammenarbeit, Kommunikation

Nichts nervt mehr als Dokumente, die in mehrfacher Version per E-Mail und/oder auf Datenträgern unterwegs sind. Smarte Lösungen für die Dokumentenverarbeitung bieten deshalb Kollaborationstools an, bei denen alle Beteiligten zentral auf EIN Dokument zugreifen, dieses bearbeiten oder die daraus abzuleitenden Aufgaben organisieren. Für das Asset Management von zentraler Wichtigkeit ist ein ausgefeilter Q&A Prozess, der die eingehenden Fragen, Antworten und (zum Teil mehrstufigen) Freigaben schlank und effektiv organisiert.

Datenextraktion

Auch das gehört zur Dokumentenverarbeitung. Relevante Daten müssen verlässlich aus Dokumenten ausgelesen werden, um beispielsweise andere Systeme damit zu „füttern“ bzw. die Daten aus anderen Systemen zu validieren. Die automatisierte Dokumentenverarbeitung unseres KI-Services DELPHI macht das möglich. Ausgelesene Daten dienen in aufbereiteter Form (Dashboard, Reports) der fundierten Information des Asset Managers.

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Dokumentenmanagementsystem oder Datenraum? Das Beste aus beidem!

Die Dokumentenverarbeitung im Asset Management legt einen „Hybrid“ aus beiden Lösungen Nahe. Dabei geht es weniger um möglichst viele Funktionalitäten, sondern um solche, die mit absolutem Fokus auf das Real Estate Asset Management, am meisten Sinn machen und am effektivsten konzipiert sind.

Der Architrave Life-Cycle Data Room wurde in enger Kooperation mit der Branche und mit starken strategischen Partnern konzipiert – und wird selbstverständlich permanent weiterentwickelt. Kunden von Architrave profitieren deshalb von:

  • Schlanken Prozessen bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten
  • Optimierter Dokumentenablage
  • Strukturierter Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
  • Optimaler Transaktionsbereitschaft zu jeder Zeit

In Kombination mit den umfangreichen Services zur analogen Dokumentenverarbeitung profiliert sich Architrave damit als „One-Stop-Shop“ für die optimierte und papierlose Dokumentenverarbeitung im Real Estate Asset Management.

 


Nils Freiberg

 

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