vollständige Immobiliendokumente vollständig ohne Kaufpreisabschläge

Vollständige Immobiliendokumente: Preisverluste vermeiden, Service optimieren

Digitales Immobilienmanagement: Alle Immobiliendokumente vollständig und griffbereit zu haben schützt nicht nur vor Wert- und Kaufpreisabschlägen, sondern leistet auch einen erheblichen Beitrag zur positiven Imagebildung des Eigentümers oder Verkäufers.

Bis zu 10 Prozent Preisverlust durch unvollständige oder fehlende Dokumente.

Das ist die Bilanz einer Umfrage der Real Estate Advisory Group (Reag). Komplette und in sich schlüssige Unterlagen sind demnach ein knallharter Wertfaktor im Verkaufsfall. Umso unverständlicher, dass bis zu 60 Prozent der Verkäufer sich sogar bewusst sind, dass in ihren Portfolios teilweise 30 Prozent der Unterlagen fehlen. Allein die Tatsache, dass digitale Datenräume im Verkauf benutzt werden, wirkt diesem Mangel nicht entgegen. Im Gegenteil, sie macht ihn teilweise erst richtig transparent. Aber das Einpflegen und die Verwaltung der Daten erfordert Zeit, Know-how, Geduld und vor allem klare Verantwortlichkeiten. Nachlässigkeiten in diesem Bereich schlagen sich umgehend in der Transaktion nieder: Verzögerungen durch nachträgliche Beschaffung, wiederholte Rückfragen bis hin zu Misstrauen in die Daten- und Objektqualität der Verkäuferseite sind die Folgen. Und was nicht zu beschaffen ist, bleibt unklar oder unbelegt – ein Albtraum in der Due Diligence. Die Transaktionssicherheit ist gefährdet. Was sich im Bestandsmanagement latent ankündigt, tritt im Verkaufsfall offen zu Tage. Klarer Fall: ein nicht stringentes Dokumentenmanagement erhöht Aufwand und Kosten.

„Dank neuer IT-Lösungen, die das gemeinsame Arbeiten mit digitalen Dokumenten erleichtern, wird von Investoren heute auch ein höherer Anspruch an die Qualität der Bestandsdokumentation gestellt,” so Sascha Donner, Leiter Investmentberatung bei der REAG.

Um diese Qualität zu erreichen hat das REAG Team für seine Kunden in den letzten Jahren mehr als 1.000 Objekt-Datenräume für Transaktionen und die Bestandsverwaltung erstellt und geprüft. „Da hilft unsere Due Diligence Erfahrung die Datenraum-Prozesse sauber aufzusetzen. Und das wiederum hilft, Risiken zu reduzieren“, so Donner weiter.

Ähnliche Erkenntnisse belegen Auswertungen von BNP Paribas Real Estate Consult (BNPP REC), die allein seit Beginn 2012 Verkaufs- und Permanentdatenräume für Immobilien im Gesamtwert von 4 Mrd. EUR aufgesetzt haben. Bei der Ersterfassung der vorhandenen relevanten Immobiliendokumente erreichte der Befüllungsstand im Durchschnitt nur rund 40 Prozent. Die übrigen 60 Prozent fehlten ganz oder waren unvollständig bzw. inhaltlich nicht ausreichend. 95 oder im besten Fall 100 Prozent Vollständigkeit und Qualität kosten jedoch viel Zeit und Mühe. Dabei wird der Aufwand für die Erstellung vollständiger Datenräume regelmäßig von den Eigentümern unterschätzt.

“In der Regel sind hier Property- und Assetmanager gefordert, die diese Aufgaben neben dem Tagesgeschäft unter Zeitdruck erledigen müssen. Hier unterstützen wir mit Erfahrung, Ideen, Struktur und Manpower,“ berichtet Geschäftsführer Andreas Völker.

Asset Management CompanyViele große Immobilieneigentümer haben in den vergangenen Jahren Managementdienstleistungen an externe Unternehmen outgesourct. Das ist eine von vielen Ursachen für die Probleme bei der Datenbeschaffung und Dokumentenpflege. Über die Jahre wurden Informationen und Unterlagen vielfach an mehreren Stellen und nicht mehr zentral beim Eigentümer gesammelt und verarbeitet. Facilitymanager, Propertymanager, Asset- und Fondsmanager und deren Berater verfügen alle über “ihre” relevanten Dokumente, erzeugen neue und bearbeiten alte. Wer seine Informationen auf welche Art verwaltet, ist meist nicht geregelt. Im Extremfall treffen Datenbankanwendungen auf Handablagen mit handschriftlichen Notizbüchern – Systeme, die von Natur aus nicht kompatibel sind. Besonders schwierig wird es, wenn in der Vergangenheit häufiger der Verwalter gewechselt oder das Objekt mehrfach verkauft wurde.

Finanzieller Verlust durch Kaufpreisabschläge

Solche Mängel in der Dokumentation werden schnell Teil der Verhandlungsmasse: Käufer verlangen, fehlende Informationen durch Verkäufergarantien zu ersetzen. Und je weniger Garantien gegeben werden können, desto höher der Kaufpreisabschlag. Neben dem finanziellen Verlust ist auch der Imageschaden nicht zu vernachlässigen. Unvollständige Unterlagen signalisieren den Kaufinteressenten, dass der Verkäufer seine Immobilie nicht im Griff hat. Solch ein Ansehensverlust kann in der Branche schnell die Runde machen. Häufig führt er zumindest zu einer geschwächten Wettbewerbsposition, wenn nicht sogar zu weiteren wirtschaftlichen Einbußen.

Zusätzliche Risiken bergen Datenräume von Anbietern, die mehrere Branchen bedienen und sich nicht auf das Immobiliengeschäft konzentriert haben. Klar, bei deren breit gestreutem Know-how welches so unterschiedliche Bereiche wie das M&A, Pharma Life-Cycle oder die Aufsichtsratskommunikation umfassen, bleibt wenig Platz für maßgeschneiderte Lösungen, die den speziellen Anforderungen der Immobilienunternehmen gerecht werden.

“Zahlreiche Eigentümer und Management-Dienstleister haben den Handlungsbedarf mittlerweile erkannt. Viele sind dabei schon auf dem richtigen Weg. Und der ist digital”, berichtet Völker.

Die Entscheidung für das richtige System bereitet aber manches Kopfzerbrechen. Sicherheitsanforderungen, Leistungsfähigkeit, Prozesse und Funktionalitäten sowie die Kompatibilität mit der vorhandenen IT-Infrastruktur im Unternehmen – und natürlich die anfallenden Kosten.

Aber es gibt Licht am Horizont

Nach allgemeiner Einschätzung nimmt die Qualität der Dokumentenaufbereitung und des Dokumentenmanagements in den letzten Jahren stetig zu. Zum einen, weil besonders die an Transaktionen beteiligten Banken ihre Informationsanforderungen deutlich erhöht haben. Zum anderen, weil zusätzliche Auflagen zum Beispiel zur quartalsweisen Bewertung der Immobilien zu einem deutlichen Anstieg der Qualitätsanforderungen an die Datenhaltung sowie den Datenaustausch geführt haben. Nicht zuletzt sind Datenqualität und -vollständigkeit stärker im Bewusstsein der Proptery Manager und Datenraumberater verankert worden. Vorbilder sind Unternehmen aus Großbritannien und den Vereinigten Staaten, deren professionelles Dokumentenmanagement neue Standards gesetzt hat. Die Basis: Datenraum-Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse der Immobilienbranche abgestimmt und fokussiert sind.

Fazit

Sicher, ein Dokumentenmanagement auf Höhe der Zeit gibt es nicht umsonst. Das Engagement in Archivverwaltung und Datenqualität zahlt sich aber schnell aus. Durch schlankere Prozesse, Abbau von Redundanzen und höhere Transparenz im Immobilienmanagement. Wer obendrein Risiken rechtzeitig erkennt, muss im Verkauf keine Kaufpreisabschläge aufgrund fehlender oder mangelhafter Dokumente hinnehmen. Zu guter letzt helfen ein gesichertes Renommee und professionelles Image bei der Profilierung als kompetenter und verlässlicher Immobilieneigentümer und Verkäufer.